我们公司不大，三十出头的人，但部门不少。销售、产品、技术、运营、人事、财务，还有行政——人不多，事可一点不少。尤其是会议室。

要说这间12楼靠窗的‘战略会议室’，那可是风水宝地：全景落地窗、带投影、音响系统能连Mac和Windows，桌下还藏着无线充电板。谁都知道，但谁都抢。每周一早上9点，三个会同时撞上，邮件满天飞，有人干脆提前半小时搬着笔记本去占座。最离谱的一次，销售总监在门口等了四十分钟，结果发现市场部的小张压根没来开会，只是把会议室占了用来写PPT。

这事最后闹到了行政主管老周那儿。他是个实在人，做了个Excel表，让大家提前一天填预约。结果呢？有人忘了填，有人填了临时改时间，还有人直接手写在白板上‘已预定’，搞得像菜市场划地盘。

去年夏天，来了个实习生叫林然，大三，学信息管理的。刚来第三天就被老周拉去‘协助优化会议室管理流程’。林然没吭声，先观察了一周，发现几个问题：

1. 预约信息不透明，很多人根本不知道表在哪；
2. 没有审批机制，谁都能写，写了也没人管；
3. 设备使用和会议绑定不上，经常出现‘人来了，投影仪被别人锁着’的情况；
4. 缺少提醒，迟到、爽约、超时全靠自觉。

他没找IT，也没申请预算，而是自己鼓捣了个小系统。用的是一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是学校老师推荐的，谁都能上手，不用写代码，拖拖拽拽就能搭出一套流程。

他先建了个‘会议室预约表单’，字段包括：会议主题、申请人、部门、起止时间、参会人数、是否需要投影/打印/茶水服务。然后设了规则：提交后自动发邮件给行政审核，通过才生效。他还加了个‘设备占用’字段，把投影仪遥控器编号也录进去，谁预约了会议，遥控器就算被锁定，其他人没法再约同一时段。

最绝的是，他设置了超时自动释放机制：如果会议结束30分钟内没人点击‘已结束’，系统会发提醒；再过15分钟还不处理，自动释放会议室和设备，供下一场使用。

一切弄好后，他默默上线，只通知了老周和两个常开会的项目经理。结果第四天，CEO要开个紧急客户会，发现战略会议室已经被占了——是产品部的一个需求评审，从下午2点到4点。他让助理打电话让对方挪地方，结果助理说：‘不行，系统里已经审批通过了，而且投影仪也被锁了。’

CEO有点火，直接冲到行政部问怎么回事。老周战战兢兢打开系统后台，给他看了整个流程：谁申请、谁审批、设备状态、历史记录一条不落。更巧的是，那天林然正好在，被叫过去解释。他说话不慌不忙：‘您看，如果今天我们可以随便取消别人的会议，明天别人也能取消您的。系统公平对待每个人。’

CEO愣了几秒，突然笑了：‘行啊，这小子，胆子不小。’

后来听说，CEO当天就在管理层群里转了这个系统的链接，说：‘以后谁要改会、抢会、临时加人，都走这个流程。别拿Excel糊弄我。’

林然没觉得自己干了多大事。他说，这系统最让他满意的地方，不是自动化，而是‘可修改’。比如后来销售部提意见，说客户来访要标记‘外部人员’，他五分钟就加了个字段和筛选标签；财务部说想统计各部门会议时长做成本分摊，他也很快导出数据模板，对接上了报销系统。

有次IT主管问他：‘你这系统底层是不是用了什么API？’林然摇头：‘没，我就点了几下鼠标，选了需要的字段，设了几个条件触发。它叫“通用系统”，意思是你可以把它变成任何你需要的样子，而不必等开发排期。’

现在，我们公司的会议室冲突少了80%。更重要的是，没人再为‘谁该用哪个房间’吵架了。上周五，我看见CEO自己登录系统，提前两天预约了战略会议室，备注写着：‘内部复盘，请勿占用。’

有时候我觉得，管理的本质不是控制，而是建立一种大家愿意遵守的秩序。而最好的秩序，不一定来自顶层设计，也可能来自一个实习生觉得‘这样不太对’的瞬间。