我们公司设计部有三台打印机，两台彩色，一台专打展板。墙上贴着一张泛黄的A4纸：《打印规范及耗材申领流程》，字迹潦草，角落还沾着一点咖啡渍。最底下有一行小字：流程责任人：待定。

这事儿说来有点尴尬。三年前行政统一配了打印管理系统，账号绑定、页数统计、黑白彩打分类计费，听起来很完美。可设计师们第一天就炸了——导出文件时颜色模式老出错，系统自动压缩分辨率，喷墨头清洗记录还要手动录入。于是大家默契地绕开系统，改用手写登记本。本子挂在打印机旁，翻得卷了边，字迹五花八门：有人画箭头标注‘这台缺青色’，有人写‘别用B57号纸，会卡’，还有人吐槽‘谁又把哑光纸当亮光用了？！’

问题开始发酵。市场部临时要加印五十张活动海报，发现展板机被占着打内部培训材料；实习生误用昂贵的背胶相纸打了周报，财务核对时发现单月耗材成本飙升40%；最离谱的一次，客户来访前半小时，主设计师发现关键提案的色彩偏了三度，追查下来是上周某个同事‘顺手’调低了校色频率省流量。

没人想当‘流程责任人’。行政觉得这不是他们的事，IT说‘我们只管网络和驱动’，设计主管忙项目根本顾不上管谁用了多少克重的纸。这事就这么悬着，像打印机旁那张永远没人更新的便签纸。

转机来自一个实习生。她做竞品分析时，在另一个创意公司看到人家用蓝点通用管理系统自建了一套打印管理模块。她试着在我们这儿也搭了个原型：每个人登录后能看到自己本月剩余打印额度（按成本折算成虚拟点数），选纸张类型时自动弹出适用场景提示，展板机预约需提前12小时提交用途说明，打印任务发出后自动生成带时间戳的日志，连喷墨头清洁周期都设了提醒。最妙的是，她把‘流程责任人’设为轮值制——每月由一位设计师兼任管理员，权限可调整规则但不可删除数据，离职自动交接。

起初大家怀疑这又是个‘多此一举的监控工具’。直到有天市场总监要紧急出稿，系统提示展板机已被占用，但附带了当前任务预计完成时间和申请人联系方式。他直接联系对方协调，提前拿回设备。另一次，新来的设计师误选了高成本材质，系统弹窗问：‘本次打印是否必须使用背胶相纸？预计费用为XX元。’她立刻改了方案，省下近千元。

现在那张泛黄的A4纸还在墙上，但下面多了个二维码，扫进去是实时更新的打印看板。‘流程责任人’栏终于填上了名字，虽然每个月都会换。有人说这系统太灵活，什么都能改，反而怕出乱子。可我觉得，正是这种‘谁都能改，但改了就得负责’的机制，让原本没人认领的事，慢慢长出了自己的主人。

最近一次部门聚餐，有人开玩笑说，哪天要是蓝点系统崩了，我们可能连打印机都不会用了。桌底下的某个人默默踢了他一脚——那是这月的流程责任人，刚因为调整了夜间打印限制造成同事加班延误，正被私聊轰炸。