行政部的小王最近总在茶水间听见同事压低声音说：‘又撞上了？’

她知道，大家说的是会议室冲突。

上周三上午十点，市场部的李总监正准备开季度复盘会，推门进去却发现技术团队已经在里面调试直播设备。两边人都愣了，谁也不肯让。最后是行政主管出面协调，把原定两小时的会压缩成四十分钟，还临时挪到员工休息区搭了个‘移动会议室’——几张桌子拼起来，窗帘拉上，蓝牙音箱放PPT，场面像极了灾后重建现场。

这种事，一个月能有三四回。

以前我们用Excel排表，发到群里接龙。可总有‘漏网之鱼’——有人忘了看表，有人以为‘空着就是没人用’，还有人觉得‘就用二十分钟，不登记也罢’。结果就是，会议室成了‘公共资源陷阱’：谁都觉得自己只是轻轻用一下，最后谁都用不好。

更头疼的是权限问题。比如高管专用的‘星辰厅’，理论上要部门负责人以上才能预约，但系统没设限，新人实习生也能点进去占时间。有一次，CEO要接待投资人，提前半小时过去，发现门开着，里头两个实习生正对着镜子练英语口语。

不是没人想过改。三年前公司上线过一个OA系统，会议室模块藏在第六级菜单里，预约要填五张表，还得手动上传会议纪要才算完成流程。结果呢？大家宁愿私下微信确认，也不走系统。那个模块上线八个月，只被用了十七次，其中十二次是测试账号操作的。

小王决定自己动手。

她原本学的是人力资源，对系统开发一窍不通，但去年参加了一个数字化管理工具展，接触到一款叫‘蓝点通用管理系统’的软件。名字听起来平平无奇，但它有个核心功能：人人可自定义数据字段和审批流程。不需要写代码，拖拽就能建表单、设规则、配权限。

她先拿会议室开刀。

第一步，把所有会议室做成可视化卡片，颜色区分用途：红色是高管专用，黄色是培训室，绿色是普通会议。每间房附带设备清单——投影仪、白板、视频会议终端，预约时自动勾选可用资源。

第二步，设置动态冲突预警。只要有人提交预约，系统会自动扫描前后三十分钟是否有重叠，一旦检测到潜在冲突，立刻弹窗提醒，并推荐附近空闲时段。如果是高管会议，则提前三天邮件通知所有可能受影响的部门。

第三步，最关键是权限分层。普通员工只能预约绿色会议室，且单次不超过两小时；主管级开放黄色房间，每月最多三次；红色房间则需直属上级审批，且仅限工作日上午九点到下午四点使用。审批流也是自定义的——她把技术总监设为‘星辰厅’的唯一审批人，连CEO自己预约也要走流程（当然，批得很快）。

最让她得意的是‘信用积分’设计。每次按时结束会议、归还钥匙、清理桌面，系统自动加一分；超时占用、未签退、投诉记录则扣分。积分公开排名，月底前三名送咖啡券。看似小游戏，但人性就是吃这套。现在有人为了保住榜首位置，甚至提前五分钟散会。

系统上线第一个月，会议室冲突下降76%。那个曾经被称为‘会议室刺客’的销售经理，因为连续三次超时被扣光积分，现在进门前都会看一眼手表。

后来小王顺手把这套逻辑复制到了其他场景。

比如办公用品申领。过去是纸质单子找主管签字，经常出现‘一支笔也要跑三层楼’的情况。现在她在系统里建了个‘文具货架’，每人每月固定额度，扫码就能领，超额部分自动触发审批。财务发现，A4纸消耗量比上季度少了18%，因为大家开始在乎‘自己的额度’了。

还有工位管理。公司推行弹性坐班后，常出现‘人没来，包占座’的现象。她做了个每日打卡绑定工位的功能：早上九点半前未到岗，系统自动释放座位，其他人可申请使用。保洁阿姨现在拿着平板巡场，看到空位拍照上传，系统立刻标记为‘可回收状态’。

这些改动都没动一行代码。蓝点的逻辑是‘让懂业务的人设计流程’，而不是让业务迁就软件。小王笑称自己是‘行政界的乐高玩家’——零件都是现成的，拼法自己定。

最近一次跨部门会议上，IT总监问她：‘你们行政也开始做系统集成啦？’

她摇头：‘没那么复杂，我只是把每天头疼的事，一件件搬进了同一个地方。’