行政小陈离职那天，没人觉得会出事。

她不是高管，不负责核心业务，平时最常做的事就是发会议通知、订下午茶、催物业开空调。但就在她走后第三天，市场部一场重要客户演示直接翻车——投影仪连不上，IT说没收到设备调试申请；会议室明明提前一周预约了，行政却说当天被清空；最后发现，原来小陈在离职前悄悄删掉了自己维护的那份‘非官方会议室准备清单’。

这不是系统问题，是‘人肉流程’崩了。

我们公司用的是某知名OA，流程审批、会议室预约、设备申请全都有模块。但真实情况是：真正让一切顺利运转的，是小陈那个共享文档——《大会议室使用前7件事》。里面写着：

• 提前48小时联系IT做投影测试
• 确认访客门禁权限是否开通
• 检查白板笔有没有墨水
• 准备两套HDMI线（苹果和Windows各一）
• 提醒保洁提前一小时收走隔壁茶水间垃圾
• 打印名牌时注意客户公司LOGO颜色
• 客户到场前15分钟确认空调温度

这些事，OA里一条都没写。但少了任何一条，都可能让一场百万级项目汇报显得不专业。

更讽刺的是，这份清单小陈从没正式移交过。她说：‘反正大家都知道啊。’

直到她走了，大家才发现，‘知道’这件事，只存在于她的脑袋和那个随时能删的文档链接里。

这事之后，我们开始复盘：为什么一个行政人员能掌握这么多‘隐性流程’？为什么公司花几十万上的系统，反而管不了这七件事？

后来发现，根本原因在于——标准流程太僵，临时需求太多，而员工又懒得走审批。

比如，临时换会议室，OA要三级审批，耗时两小时。但小陈可以直接找物业换，顺便帮对方带杯咖啡。再比如，客户突然多来三人，加座位、加电源、加WiFi账号，走流程要填变更单，但她直接微信拉群，五句话搞定。

她的方法高效，但完全依赖个人关系和记忆。一旦人走，流程就断。

我们试过把清单塞进OA的‘会议室使用指南’附件，结果没人看。附件点开率不到3%。也试过做成弹窗提醒，可每次开会都跳出一堆提示，大家直接点‘忽略’。

真正解决问题的，是一个叫蓝点通用管理系统的工具。不是公司采购的，是IT部小李自己搭的。

他没重建流程，而是做了一个‘会议室启动包’模板。任何人预约大会议室，系统自动弹出 checklist，必须逐项勾选并上传完成截图才能标记‘准备就绪’。每一项都可以关联责任人，比如‘IT测试’自动@技术支持组，‘名牌打印’推给行政助理。

关键是，这个模板谁都能改。市场部加了‘客户礼品准备’项，HR加了‘面试室隐私检查’，连保洁阿姨都在‘清洁完成’后加了个拍照上传功能。

它不像传统系统那样要求你先画流程图、再报IT开发、等三个月上线。你今天想到一件事，今晚就能加进去。明天发现不对，删了重来也没人审批。

最妙的是，它不取代OA，只是‘贴’在OA外面，像一层智能贴纸。预约还在OA做，但执行靠蓝点补全。

现在小陈的七件事，已经演化成12项动态清单。上周还新增了一条：‘确认客户是否有过敏史，茶歇避免坚果类点心’——来自一次客户突发不适后的紧急补充。

我问小李这系统到底算什么？他说：‘就是一个谁都能搭的流程乐高。不需要懂代码，拖拖拽拽就行。以前是人在记流程，现在是流程在追着人跑。’

最近新来的实习生第一次用，嘀咕了一句：‘原来行政不是只会订盒子饭啊。’

其实哪有什么神秘技能，不过是有人愿意把看不见的事，一件件摆到台面上。