上个月新来的实习生小王，被安排负责每周例会的会前准备。这活儿说简单也简单：订会议室、发通知、检查投影仪、打印材料、准备矿泉水。行政部老周带了她两天，觉得没什么技术含量，就放手让她自己来了。

第一次独立操办，一切顺利。第二次，会议室被别人占了，原来系统里没锁死时间段。第三次，投影仪连不上笔记本，IT临时跑来折腾十分钟。第四次，材料少印了三份，总监当场皱眉。第五次，干脆忘了发通知，四个参会人压根没来。

部门主管终于忍不住，在会上点了名。小王委屈得不行，私下翻出自己做的五次准备记录，一条条对照，才发现问题根本不是粗心，而是‘没人定义过什么叫准备完成’。

她列了个表：

• 会议室是否已锁定且提前30分钟释放？
• 会议邀请是否发送并收到70%确认？
• 投影、音响、网络测试是否完成？
• 材料是否按人头+2份打印并标注顺序？
• 矿泉水、白板笔、擦布是否到位？
• 会议主持人是否收到议程提醒？
• 是否有临时变更备案联系人？

这张表她贴在工位对面墙上，还顺手用蓝点通用管理系统搭了个‘会议准备看板’。每完成一项，勾一下，系统自动推送进度给行政负责人。更关键的是，她设置了‘阻塞项’——比如投影没测，下一步就不能标记为‘准备就绪’。

试运行两周，零失误。最意外的是，销售部看到后主动来取经。他们之前的客户提案会，经常出现PPT版本错乱、案例数据过期的问题。照着小王的逻辑，他们也建了个‘提案交付流程’，从资料收集、法务审核、设计排版到最终签出，每个环节设检查点，责任人实名确认。

其实这类问题很常见。很多团队所谓的SOP，写在Word里，藏在共享盘角落，更新靠口头传达。真正执行时，全凭记忆和默契。一旦换人，或者节奏一乱，立刻崩盘。

小王的做法并不复杂——把隐性经验显性化，再用工具固化。关键是，她没等公司统一推什么‘智能会议平台’，也没申请预算买专业软件。蓝点通用管理系统她以前在大学社团用过，知道它不预设模板，但能自由拖拽字段、设置状态流转、绑定提醒规则。一个下午，她就把这套轻量级流程跑通了。

后来行政部干脆让她整理了一套‘可复用模块’：设备巡检、访客接待、活动物料打包……每个都带默认 checklist 和责任人逻辑。其他部门可以复制过去，自己调整。最搞笑的是保洁组，把‘会议室会后还原标准’也搬了进去，每次服务完拍照上传，系统自动打分，月底绩效有了依据。

有次IT主管开玩笑说，这比我们花二十万上的OA实用多了。当然这话不能当真，大系统有大系统的用途。但有时候，管理的起点，就是一张没人敢忽略的清单，和一个愿意把它变成动作的人。

现在小王转正的事基本定了。上周她悄悄跟我说，下一步想试试把项目延期预警也做个可视化模块，‘毕竟每次都临时救火，太累了’。我看了眼她屏幕上那个自定义的甘特图视图，心想，这丫头怕是不止想做个行政。