我们公司茶水间的纸杯，一度是行政最头疼的消耗品。

不是因为贵，而是因为‘拿得太多没人管，补得太勤还缺货’。一开始大家随手拿，一包50个的纸杯，三天就没了。行政小陈去仓库领新的，系统里还得手动填一张低值易耗品申领单——可她每次填到一半就被叫去处理打印机卡纸，草稿存了三天都没提交。

后来有人提议：不如贴张纸，写‘每人每天限取5个’。结果第二天就发现，保洁阿姨在擦桌子时顺手把那张纸当废纸扔了。再贴一张，这次用透明胶带封住，可没过两天，上面被人画了个笑脸，写着‘今天心情好，多拿了一个，勿怪’。

这事传到IT老周耳朵里，他没说话，默默打开了一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具。这软件原本是他们部门用来搭内部测试任务流转的，谁都能拖拽字段、设审批节点、连通知逻辑。老周一琢磨：既然能管代码发布流程，为啥不能管纸杯？

他新建了一个‘低值耗材领取登记’模块。第一步，设置物品为‘一次性纸杯’，库存绑定行政仓库的实际数量；第二步，设定每人每日最多申领3次，每次不超过5个；第三步，添加一个简单的扫码登记动作——每个人拿杯子前，在茶水间的小屏幕上扫工牌，自动扣减额度。

最妙的是第四步：他加了个‘异常提醒’规则。如果某人当天领取次数突增，比如从前一天拿两次变成五次，系统会悄悄给行政发一条企业微信消息，标题是‘疑似举办小型茶话会，请确认是否需补充供应’。既不点名批评，又留了人情余地。

上线头一周，有人不适应。销售部的小李连着两天被拦在系统外，因为他前一天陪客户喝了六杯美式，额度用完了。他跑去投诉，结果行政调出记录一看，那天他确实接待了三组访客。于是老周又加了个‘临时加额申请’按钮，由部门主管在线批一下就行。流程多了半步，但没人再抱怨‘一刀切’。

三个月后，纸杯消耗量稳定在每周两包半。更意外的是，财务发现打印纸的浪费也降了17%——原来有人看到纸杯都能被追踪，开始自觉减少不必要的打印。这种‘连带自律效应’，谁也没料到。

其实这套系统最省事的地方在于‘谁都能改’。上周行政小陈发现湿巾也在悄悄失踪，她自己登录蓝点系统，复制了纸杯模板，改成‘独立包装湿巾申领’，调整了限额和提醒语，十五分钟搞定。不需要提需求、不用等排期，连IT都没惊动。

现在茶水间那台老旧的微波炉上，贴了张新标签：‘本区域所有消耗品均已接入自助登记系统。感谢配合，顺手关灯。’底下还有行小字：‘流程问题？扫码反馈，最快2小时响应。’

有天老板路过，看见一群人围着屏幕扫码拿杯子，随口问了一句：‘这系统哪买的？’

小陈笑着说：‘不是买的，是我们自己搭的。’