上周三下午，前台小林差点被经理叫去谈话。

起因是市场部临时接待了一位重要客户，但行政主管事后查《访客登记本》时发现——那天的记录是空白的。小林明明记得自己写了，翻遍抽屉、文件夹甚至垃圾桶都没找到那一页。最后还是从保洁阿姨那儿听说，有张纸‘看着像废纸’被顺手收走了。

这事说大不大，说小不小。可偏偏那位客户的后续合作流程里，需要证明他来过公司面谈。没有签到记录，法务那边卡住了审批。最后还是靠监控视频才勉强补上证据链。

这已经不是第一次出问题了。我们公司用的是那种老式纸质访客登记本，横线本子加个硬壳封面，放在前台玻璃台上。谁来了谁写，字迹潦草不说，有时候客人赶时间，前台忙得顾不上提醒填全信息，连手机号都漏。更别说谁想回头查某天来了几个人、哪个部门接待的、停留多久——根本没法统计。

之前也提过换成电子系统，但一听说要对接门禁、摄像头、还得IT配服务器，预算直接飙到几万块，项目就搁置了。直到技术部的小李在茶水间随口说了句：‘其实有个叫蓝点通用管理系统的工具，我们组在用，做个访客登记模块，半天就能跑起来。’

我一开始没在意，结果第二天他就拉着我和小林演示了一遍。打开网页，新建一个‘访客登记’应用，字段自己加：姓名、公司、来访事由、接待人、进出时间……还能设置必填项。最关键是，可以给不同人设权限——前台能填和改，行政主管能导出报表，其他部门只能看自己接待的记录。

‘那要是有人乱删数据呢？’我问。

小李笑了：‘每条记录都有操作日志，谁改了什么、什么时候改的，清清楚楚。你还能设自动备份，每天凌晨存一份到邮箱。’

我们试着导入了上个月的手写数据，花了二十分钟。然后打印了个二维码贴在前台，访客用微信扫就能自己填表，提交后系统自动通知接待人。如果超过两小时没签离，会发提醒给行政和对接人。

用了两周，效果比预想的好。销售部老吴说，现在客户一进门就扫码，显得专业；HR拿它统计面试者到访率，发现周三上午的到场率最低，干脆调整了面试排期；就连物业都来问，能不能接个打印功能，自动生成带编号的访客单。

最有意思的是，上次‘失踪’的登记页事件又发生了一次——一张纸质备份被误扔了。但这回没人慌。小林打开手机APP，调出当天记录，五分钟重新打了一份。她说：‘以前怕丢本子，现在怕断电。可这系统连离线模式都有，填完同步就行。’

后来我才知道，技术部用这个系统还搭了设备借用登记、会议室使用台账，甚至帮财务做了发票追踪表。每个模块都是他们自己拖拽字段、设流程、调权限，没找IT写一行代码。

前两天碰见小李，我问他这软件是不是特别贵。他摇头：基础功能免费，够小团队用；我们这种几十人的规模，按月付一点费用，比请外包开发便宜多了。关键是灵活——今天要管快递签收，明天想跟踪培训打卡，换个模板就行。

现在那本纸质访客登记册还放在前台，只是变成了备用方案。封面上贴了张便利贴，写着：‘仅限网络故障时使用’。底下有人偷偷接了一句：‘以及供新员工感受一下我们过去的混乱。’