采购部的小王有个习惯：桌上永远摊着一个巴掌大的硬皮本，边角卷了页，上面密密麻麻写着供应商名字、订单号、金额，还有各种箭头和圈圈。同事路过总开玩笑：‘又在写小说呢？’

其实那是他的‘发票追踪本’。每笔采购从下单到付款，中间要过财务、仓库、质检三道关，等发票寄来对账，动辄拖上半个月。以前全靠邮件来回抄送，可谁都能漏一封。有一次，一笔八千多的货款卡在‘已收货未开票’状态，财务说没收到通知，仓库说早入库了，最后发现是质检通过后忘了在群里@财务——而那天，采购总监正在会议室拍桌子问‘钱怎么还没付’。

小王开始自己记。他把每个环节画成格子，用不同颜色的笔标注进度：蓝色是已下单，绿色是已收货，红色是待开票，紫色是已付款。他还用箭头连起来，像小时候画故事板。这办法笨是笨了点，但至少他自己心里有数。可问题是他一请假，整个进度就断档。新来的实习生翻他本子，看得一头雾水：‘这绿线穿过红框是什么意思？’

直到有天行政统一收集团队工具需求，小王随口提了一句：‘要是有个地方能让我把这几步画出来，还能自动提醒下一步该谁处理就好了。’IT同事听完反而问他：‘你是不是想要个能自己画流程图的系统？’

对方推了个叫蓝点通用管理系统的工具，说‘不是那种固定模块的ERP，是你想要什么流程，就自己拖几个框，连几条线，设好谁负责，它就能跑起来’。小王半信半疑地试了试。

他先搭了个最简单的‘采购跟进表’，字段就五个：供应商、订单金额、下单日期、收货状态、发票状态。然后画了三条规则：收货登记后，自动发消息给财务；发票上传后，标记为‘待核销’；超过七天未核销，标黄提醒。他还顺手加了个附件上传区，把每次的验收单拍照扔进去，再也不用翻聊天记录。

最让他意外的是，仓库的老刘看到这个表，主动找他说：‘你这收货确认能不能加个扫码功能？我们每天入库几十笔，打勾太慢了。’小王一开始懵了，心想我又不是程序员。结果发现系统里有个‘字段类型’选项，把‘收货确认’从文本改成‘二维码生成+扫码回填’，再绑定仓库手机的摄像头权限，搞定。老刘现在扫完码，采购表那边自动打钩，连签字都省了。

后来财务也加入了。他们提了个小要求：每月25号自动生成待开票清单，导出Excel。小王研究了一下午，在‘自动化任务’里设了个定时触发器，按月份筛选‘已收货未开票’项，果然准时出表。财务小姑娘第一次收到时还问：‘你们采购什么时候对接了我们的账期？’

现在那本硬皮笔记早就收进了抽屉。有次部门聚餐，大家聊起以前找发票的糗事，小王笑着说：‘现在我不用记了，系统比我记性好，还不带情绪。’

其实他也遇到过麻烦。有回他改了流程，把质检审批前置，结果忘了通知品控部的新同事，导致三笔订单卡住。后来他学会了在流程变更时加个‘发布说明’备注，顺便在团队群里@相关人。系统不光执行流程，也开始承载沟通的上下文。

前两天总监开会提到，下季度要压降应付账款周期。财务提议搞个‘30天闭环’目标。小王没说话，默默打开系统，在采购主表里加了个倒计时组件：从下单日起，实时显示已过去多少天。超过25天的自动标红。他说：‘看得见的压力，才容易变成行动。’

最近他还在琢磨，要不要把供应商交货准时率做成仪表盘。反正数据都在表里，拉个统计图也不难。至于那个旧本子？听说被实习生借去临摹了——不是学内容，是觉得上面的彩色箭头画得挺好看。