上个月公司团建，我们部门临时要开个复盘会。小林作为行政，习惯性地打开那个常年置顶的飞书共享表格——《2024会议室预定表（最终版-别改-真的最终了）》。她找到周五下午3点那格，准备填上‘市场部复盘会’，结果发现已经被占了。

占着的是技术部老吴，说是要做一次内部代码评审。可问题是，这间大会议室明明规定‘非跨部门会议不得占用’，而且每次最多只能订两小时。老吴一订就是三小时，还带着整个后端组挤进去，连投影都调不了——因为市场部之前订的演示材料还在U盘里没拔。

这不是第一次了。

这个表格自从年初启用以来，已经迭代出七个版本：从最开始的‘初版’，到‘加了颜色区分’，再到‘带审批人列’，最后变成现在这个‘带备注说明+禁止修改范围+管理员锁定’的庞然大物。可问题还是不断：有人复制粘贴错时间，有人直接在别人预订的时间上覆盖填写，还有人干脆私聊行政说‘先帮我占一下，回头补登记’。

更离谱的是上周五，财务部和HR同时发起培训，两个团队都以为自己订到了C厅，结果现场撞了。最后只能把三十个人塞进茶水间旁边的洽谈区，椅子不够，大家轮流坐着听，像极了地铁早高峰的站票模式。

老板倒没发火，只是轻描淡写说了句：‘你们行政是不是该想想办法？’

小林憋了一肚子气。她不是没提过买系统的事，但每次都被驳回：‘不就一个会议室吗？至于花几万块上OA？’

直到有天她无意中看到产品部实习生用一个叫蓝点通用管理系统的工具搭了个‘周报收集流程’。界面看着朴素，但能画流程图、设审批节点、还能按角色控制谁能看谁不能改。关键是——不用开发，自己就能搭。

她悄悄试了两天，用蓝点做了个新的会议室管理系统。先是把三间会议室建成了三个数据类型，每条记录代表一次预定。然后她加了几个字段：使用部门、人数、是否跨部门、设备需求、实际开始/结束时间。最关键的是，她在流程设计里设置了三条自动规则：

1. 非跨部门会议自动限制时长不超过2小时；
2. 超过5人使用的必须提前一天提交申请；
3. 冲突检测——如果同一时段已有预定，提交时直接弹出提示。

她还设了权限：普通员工只能提交申请，行政有审批权，而技术部老吴这类‘高频使用者’被标记为特殊角色，每次超时预订都需要额外确认。

上线第一天就拦下三起违规预订。最典型的是销售总监想临时塞进一场客户接待，发现系统不让提交，只能走加急通道，还得抄送行政备案。他嘴上抱怨‘太死板’，但第二天主动问小林：‘这系统能不能也管管打印机？我们组打印浪费太严重了。’

两周后，小林收到一封来自HR的邮件，说新员工培训手册里正式加入了‘会议室预定规范’，引用的截图正是蓝点系统里的操作指引。而那个曾经置顶半年的飞书表格，已经被移入‘历史存档’文件夹，名字改成了‘会议室预定表-已停用-请勿编辑’。

前几天保洁阿姨路过行政台，指着屏幕问：‘你现在不用每天打电话问谁在开会啦？’

小林笑了笑：‘不用了，系统自己会提醒他们清场。’

其实她没说的是，昨天她用同一个系统，顺手搭了个‘办公用品申领’流程。下一步，她打算把团建预算审批也搬上去。毕竟，规则一旦跑起来，就不需要人再去扯皮了。