办公室第三排靠窗那个工位，行政小李的抽屉最深。不是因为他东西多，而是里面塞满了各种签字笔——黑色、蓝色、中性、油性，甚至还有两支荧光绿记号笔，标签写着‘财务专用’。

这事儿说来有点滑稽。公司不缺笔，采购每月固定入库一批办公耗材，登记在Excel里，谁要用就去小李那儿签字领取。起初挺有序，后来渐渐变了味儿。有人领了不签，有人一次拿五支说‘备用’，财务部老刘还开玩笑：‘你们行政发笔比发年终奖还难预测。’

最离谱的一次，前台小姑娘发现打印机旁堆了八支没盖帽的黑笔，全干了。查记录，那周只出了三支。小李开始怀疑人生。他试过贴便利贴：‘请记得签收！’没人看。又试过口头提醒，结果第二天就被同事调侃‘笔管严’。

转折发生在某天下午。技术部的小张顺手从抽屉拿了支红笔，转身要走，小李下意识喊住他：‘登记一下？’小张一愣：‘啊？我以为是公用的。’那一刻小李突然意识到——问题不在人懒，而在规则看不见。

他开始琢磨，能不能让‘谁领了什么’这件事自动发生，而不是靠人自觉？他试过钉钉审批流，但每次领两支笔也要走三级审批，太累。飞书多维表格倒是灵活，可设置个‘剩余库存预警’得写公式，他还真不会。

后来听朋友提了一嘴‘蓝点通用管理系统’，说是‘不用代码，自己拖拖拽拽就能搭一套流程’。他半信半疑注册了个账号，花一个午休时间，建了三个表单：耗材清单、申领记录、用户档案。

关键在规则设置。他给每种笔设了‘每人每月限领2支’，超量自动弹出提示；库存低于10支时，字段变红并邮件通知采购；最狠的是，申领必须关联员工工号，系统自动记录时间、数量、用途（哪怕只是填‘日常使用’），所有数据实时生成图表。

上线第一天，销售部小王想一口气领四支笔，系统直接拦住：‘超出本月额度，是否申请特批？’他只好悻悻作罢。两天后，财务老刘发现自己的申领记录被标记‘频繁领取记号笔’，系统悄悄推送了一句：‘近一个月您领取了6支荧光笔，建议统一申领批次管理。’他笑了：‘这系统比我老婆还操心。’

一个月下来，笔的月消耗量下降了43%。更意外的是，保洁阿姨也开始用这个系统登记垃圾袋和洗手液的用量，说‘现在知道哪层楼浪费最多，换桶时心里有数’。

小李没跟领导汇报这事。但有天早上，他发现抽屉里的笔少了一大半——不是丢了，而是大家真的开始按需领取了。原来，当规则藏在系统里，人反而轻松了。

其实他也没想到，一个关于笔的执念，最后演变成整个行政部的‘轻流程实验’。现在新来的实习生都知道：想拿A4纸？先去蓝点系统提交申领，选部门、填数量、等自动核验库存——整个过程不超过三十秒，而且不会被小李盯着签字。

有时候管理就是这样，不是非得立规矩、开会、发通报。你把逻辑埋进工具里，让人不知不觉走对路，才是最省力的控制。