我们办公楼有六层，每层两个洗手间，一共十二个。以前行政统一安排保洁阿姨轮班打扫，可总有人反映‘三楼女卫今天没人拖地’‘五楼男厕纸巾架又空了’。问题不在于阿姨不认真，而是没人知道她们到底什么时候打过卡、扫过几遍。

最开始，我们用微信群接龙。每天早中晚三次，保洁阿姨拍照发群，写上时间。结果没两天就乱了——有人手机静音错过提醒，有人拍完照忘了发，还有人发了图但看不清是哪个房间。行政小张每天早上第一件事就是翻聊天记录，一个个核对，像破案。

后来换成Excel表共享，每人每天填一次。这回倒是整齐了，可问题又来了：表格被误删了一行，整个记录断档；而且谁也搞不清‘昨天三楼西侧是不是漏了’，得手动翻三四天的数据比对。更麻烦的是，主管想查‘过去一周每个洗手间的平均清洁频次’，根本没法统计。

真正解决问题的，是一个叫‘蓝点通用管理系统’的小工具。不是什么大平台，也没有花哨界面，但它有个功能特别实用：可以自定义一个‘清洁打卡’模块，每个洗手间生成独立二维码，贴在门后角落。

保洁阿姨打扫完，掏出手机扫一下，系统自动记录时间、人员、位置，还能附带拍照。后台立刻生成一条数据，谁几点扫的、哪间房、有没有图，一目了然。关键是，这个模块是我们自己搭的——不需要开发，就像搭积木一样拖几个字段：文本（房间编号）、人员选择、时间戳、图片上传，再加个扫码触发规则，十分钟搞定。

最让我意外的是那个‘每日清洁计数器’。我们设了个规则：每个洗手间每天必须被扫三次（早中晚各一次），系统会自动统计并标红未达标房间。第二天一早，行政邮箱就会收到一封汇总邮件：‘昨日未完成清洁任务：四楼东侧男卫（缺少晚间记录）’。不用催，主管看到就会直接打电话问情况。

有次连续三天，二楼西侧女卫都缺一次晚班记录。查了打卡数据才发现，那位阿姨晚上六点就下班了，而公司规定‘最后一批人走后需巡查一次’。原来排班和实际责任对不上。我们这才意识到，管理漏洞不在执行，而在流程设计本身。调整了晚班时段后，问题彻底解决。

现在，所有清洁数据都能导出成报表，还能按周/月生成趋势图。比如发现夏天茶水间旁边的洗手间使用频率高，就自动增加清洁次数；冬天则适当减少。甚至能设置‘连续三天未打卡自动提醒主管巡查’，防患于未然。

其实这类场景很多企业都有：设备巡检、安全巡查、样品送检登记……它们共同点是动作简单、频次固定、依赖人工记录、容易漏记或造假。传统方式要么靠人盯，要么堆表格，效率低还容易出错。而像蓝点这样的系统，优势就在于‘普通人也能快速搭建专属管理工具’。不需要等IT部门排期，也不用为一个小需求买一整套昂贵软件。

上周我去茶水间，听见两位保洁阿姨聊天。一个说：‘现在扫一下就行，比拍照发群省事多了。’另一个笑：‘我儿子教我用这个码，说这叫“数字化上岗”。’

我觉得挺有意思。所谓管理进步，有时候不是换掉谁，也不是加罚则，而是给一线的人一个顺手的工具，让该发生的事自然发生。