茶水间的小摩擦，成了办公室的公开秘密

我们公司茶水间有台不错的意式咖啡机，公司提供免费咖啡豆，每人每月还发一张定制杯贴。本来是件提升幸福感的事，结果从去年底开始，总有同事抱怨‘自己囤的精品豆莫名其妙少了’。

最严重的一次，市场部Linda从云南带回来的限量手冲豆，刚开封放上架子，第二天就少了大半。她在部门群里发了个哭脸表情：‘谁喝了我的豆子？这可是我朋友亲手炒的。’

没人承认。但类似的事越来越多：有人发现自己的燕麦奶被用了，有人发现代购的抹茶粉少了一半。茶水间渐渐变得微妙——有人开始贴名字、加锁扣，甚至把整包豆子带回工位。原本轻松的空间，多了几分防备。

行政试着贴过告示，也口头提醒过，但效果不大。直到财务小杨提了个问题：‘能不能像管办公耗材一样，管管这些吃的？’

从‘道德倡导’到‘流程设计’：我们决定换个思路

之前的做法太依赖自觉了。贴标语、群公告、口头提醒，本质都是在打‘道德牌’。可一旦涉及个人物品，尤其是看起来‘不值钱’的消耗品，边界就模糊了。

我们几个常去茶水间的同事私下碰了头，想试试别的办法。有人提议登记制：每个人领豆子要签字。但马上被否了——太麻烦，而且公司本就是免费供应基础款，额外带的才是私人物品。

后来技术部小王说了句关键的话：‘问题不是大家想占便宜，而是没有清晰的规则和记录。人一多，记不清谁带了啥，误拿就成了常态。’

于是我们决定：不靠提醒，也不靠惩罚，而是用一套轻量的‘共享物品管理规则’，把模糊地带明确下来。

三步走：我们怎么用自定义系统管起咖啡豆

第一步，定义‘公共’与‘私人’。我们在茶水间贴了新标签：蓝色容器装公司提供的基础咖啡豆，绿色区域放私人用品，旁边配了一个扫码登记的小程序入口。

第二步，建立‘入库-使用’记录链。任何人带私人食品进来，扫码填写物品名称、数量、预计使用周期，系统自动打印一张带二维码的标签贴在包装上。之后每次取用，扫一下就行，系统会记录时间、使用者（可选填姓名或匿名）。

第三步，设置自动提醒。比如某人的燕麦奶快见底了，系统会在企业微信里悄悄提醒他：‘你的Oatly还剩1/4，建议补充或关闭登记。’如果连续三天没人扫码取用，系统会自动标记为‘已清空’，方便后续清理。

听起来复杂？其实整个配置我们只花了不到两小时。关键是，这套逻辑不是买来的‘食堂管理系统’，而是我们自己搭的——用的是公司早就有的蓝点通用管理系统。

为什么是蓝点？因为它允许我们‘像搭积木一样管小事’

很多人一听‘管理系统’就想到ERP、OA，动辄几十个模块，还得IT配合。但我们茶水间这点事，根本没必要上大系统。

蓝点的好处是：普通员工也能自己创建数据表单。我们建了三个简单模块：‘私人物品登记表’、‘使用日志’、‘提醒规则库’。然后用拖拽方式连起来：扫码触发登记 → 取用更新库存 → 库存低于阈值触发通知。

最灵活的是，规则可以随时改。比如一开始我们设‘所有人可见物品列表’，结果有人觉得隐私暴露。第二天我们就改成‘仅本人和管理员可见’，权限调整五分钟搞定。

还有个意外收获：系统支持拍照上传。现在大家登记时顺手拍张包装照，谁拿错一眼就能看出来。上周行政部门盘点，发现三个月来误拿率下降了80%。

规则透明了，人反而更守规矩

运行一个月后，茶水间氛围明显变了。以前那种‘偷偷拿又心虚’的情况少了，因为现在一切都有迹可循。

有一次，行政发现某天晚上十点还有人扫码取用咖啡豆。调记录一看，是加班的设计同事，还顺手在备注里写了句：‘赶稿中，借用Linda的危地马拉豆，明天补一包！’——这种自发的善意，在模糊规则下很难出现。

现在新人入职，HR都会带他们扫一眼茶水间的二维码墙，说一句：‘东西可以共享，但记得留个痕迹。’

说到底，管理不一定非得是KPI、审批流、组织架构图。有时候，它只是让一杯咖啡的归属，变得清楚一点。