行政部的小王最近终于不用每到周四晚上就对着电脑发愁了。

以前一到周三下午，她就得开始准备下周的食堂订餐统计。说是统计，其实更像是一场人肉拼图游戏——采购要数量、厨师要菜单明细、财务要预算分摊，而她手里的工具只有一张共享Excel表格和一群永远不按时填写的同事。

最头疼的是部门临时加人或者请假。上周技术部突然来了五个新实习生，但没人通知她；市场部老李请了两天病假，可他的餐数还是被算进去了。结果就是，饭做多了浪费，做少了又得临时加菜，食堂师傅抱怨，领导也皱眉。

起初她试着在群里@所有人，发提醒、设截止时间，甚至还搞过‘不填就不订’的强硬政策，可效果都不持久。有人嫌麻烦，有人忘了看群消息，还有人填错了份数，回头又来补救。每次交数据前，她都得打电话一个个核对，平均每周为此多花三四个小时。

直到有天她跟IT部的小刘闲聊，提了一嘴这事。小刘说：“你这哪是订餐问题，这是流程断点。”他顺手打开了公司最近试用的蓝点通用管理系统，几分钟搭了个‘周订餐申报’模块。

这个模块看起来简单，但逻辑很细。每个部门有一个填报入口，只能由指定负责人操作；提交后自动汇总到总表，还能按菜品分类统计；最关键的是，设置了填报截止时间，过了时间就不能再改——想临时加人？可以，但得走‘补报申请’流程，需要主管审批，留痕可查。

系统上线第一周，技术部就想在周五加三人，结果发现已经过了填报期。他们提了补报申请，审批通过后数据才进入统计。这一下，责任清楚了，食堂也能提前准备。更妙的是，财务那边可以直接导出带部门分摊的报表，再也不用手动拆分。

小王还悄悄加了个小功能：每月自动生成一份‘就餐偏差率’分析，对比实际用餐人数和申报人数。后来发现设计部总是少报，一问才知道他们经常外出开会没取消申报。于是她在模块里加了个‘临时取消’按钮，勾一下就行，数据也会同步更新。

现在，每周三上午十点，系统自动推送提醒，各部门十五分钟内基本填完。她只需要花十分钟检查异常项，再不用熬夜打电话。上个月行政主管还专门表扬她，说食堂成本下降了8%，浪费明显减少。

其实这套系统最让她满意的地方，不是省了多少时间，而是不再当“催命判官”。以前她总觉得自己像个讨债的，现在大家反而主动问：“今天能填了吗？”

有一次老板随口问了一句：“你们这个订餐是怎么管的？”她轻描淡写地说：“就一个小工具，自己搭的。”老板点点头，没再多问。但她知道，有些改变，早就从一张表格的流转方式开始了。