林姐在这家中型制造企业做了八年会计，最怕的不是月底结账，而是每年年初的差旅报销高峰。一到这时候，行政、销售、技术部的票据像雪片一样飞来，堆满她办公桌的一角。更让她头疼的是，总有那么几张报销单——看着填得规规矩矩，附件却永远‘缺一张’。

比如销售小李的报销单，写着‘客户拜访交通费+餐补’，可附件里只有打车发票，没有餐费凭证。问起来，小李一脸无辜：‘我明明传了啊！系统显示上传成功了。’

这已经不是一次两次了。去年年底审计时，外部会计师翻出三笔总额近两万元的报销，质疑‘无合规凭证支撑’。林姐翻遍邮件、OA留言和微信聊天记录，愣是没找到原始照片。最后只能从个人手机里翻出备份，才勉强过关。老板虽然没说什么，但那句‘流程不能靠人情维系’，让她记到现在。

问题出在哪？

公司用的OA系统确实有报销模块，但规则是死的。所有类型的报销都用同一张表单，上传附件也是自由格式：可以传1张，也可以传10张，系统不强制命名，也不校验数量。销售部门喜欢把所有发票塞进一个PDF；行政部门则习惯每张拍成单独照片；技术部更绝，有人直接甩个网盘链接过来……

林姐试过贴便签提醒：‘餐费请附发票！’‘出租车票需写明起止地点！’。刚开始还有人看，后来大家默认‘反正会计会找我补’，干脆跳过检查环节。她每天花两个小时打电话、发微信催材料，被人叫‘发票猎人’。

转机发生在上个月。公司IT部老张推荐她试试‘蓝点通用管理系统’，说是‘谁都能自己搭表单和流程’。林姐一开始不信，觉得又是哪个花里胡哨的新工具。但听老张说‘能设置附件类型和数量规则’，她动了心。

她先拿差旅报销开刀。在蓝点系统里，她新建了一个‘差旅费用报销’模板，把字段拆得清清楚楚：城市间交通、市内交通、住宿、餐饮、其他。每个类别下设置‘必传附件类型’——比如餐饮类，必须上传至少一张发票图片，且文件名需包含‘餐费’或‘餐饮’字样（系统支持关键词校验）。

更关键的是流程控制。她设定了三级节点：员工提交 → 部门主管审批 → 财务初审。只有当前节点完成，下一环才能看到。最狠的一招是：如果附件不全，系统自动退回并标注缺失项，申请人无法重新提交直到补齐。

第一个尝苦头的是销售部的小王。他提了一笔杭州客户的拜访报销，漏传了酒店水单。系统秒退，提示：‘住宿类缺少付款凭证，请上传酒店发票或水单扫描件’。他试着找林姐通融，林姐笑着说：‘你跟机器讲情面去吧。’

三天后，小王乖乖补全材料。但这回，林姐打开一看，水单日期对不上。原来他把上次出差的水单混进来了。她直接在系统里批注：‘凭证时间与行程不符，请核实’，再次退回。

这下整个销售部都警觉了。他们开始互相提醒：‘记得拍清楚发票金额’‘水单要带酒店抬头’。甚至有人自发做了个‘报销材料 checklist’贴在工位旁。

运行一个月，财务部收到的报销单完整率从68%升到97%。林姐不再需要追着人要材料，反而开始收到感谢——技术部小赵说：‘现在我交完就知道会不会被打回来，心里踏实。’

其实蓝点系统最让林姐惊喜的，还不是这些规则设定。而是它允许非技术人员‘拖拽式建模’。她自己摸索两天，就做出了固定资产折旧计提表的自动化流程：每月初自动拉取资产清单，按预设年限计算折旧额，生成凭证草稿推送给主管复核。

以前这事要手动查台账、算数字、做Excel，耗时整整一天。现在她喝杯咖啡的功夫，系统已经跑完。

上周部门聚餐，有人开玩笑问林姐最近怎么气色好了。她说：‘因为不用再当人肉校验程序了。’

饭桌上笑声一片。但她知道，真正的变化不在效率数字里，而在那些曾经视流程为负担的人，开始主动问：‘这个事能不能做成自动提醒？’