行政小李最近被一瓶酸奶难住了。

准确地说，是被酸奶的‘去向’难住了。上周采购刚送了两箱进来，才三天，货架上就只剩空格。没人报备拿走，也没人登记。他翻了翻手边的便利贴，上面潦草地写着：‘酸奶-24瓶’，但没人知道这是初始量、剩余量，还是谁上次补货时随口记下的数字。

这已经不是第一次了。茶水间的咖啡豆、纸巾、洗手液，像被施了魔法一样消失又出现。有时明明写着‘已补货’，过去一看却是空架子；有时大家抱怨‘没纸了’，一查才发现新一批早就到了，只是塞在角落没人注意。

小李试过用Excel做库存表，列得整整齐齐：品名、数量、存放位置、补货周期。可问题来了——谁来更新？每次补货都得专门打开电脑，输入密码，找到文件，修改数据。保洁阿姨不会用，同事顺手拿一包纸巾也不愿意扫码登记。表格很快变成了‘历史快照’，越看越像摆设。

后来他试着在每个货架下贴一张小卡片，手写当前库存。这倒方便，一眼就能看。可一旦有人拿了东西没改数字，或者补货的人忘了更新，信息就立刻失真。更糟的是，不同人字迹不同，‘6’和‘0’分不清，‘3’写得像‘8’，一场关于‘到底还有几包咖啡’的争论差点在午休时爆发。

真正让小李下定决心改变的，是一次领导视察前的突击整理。他花了一个下午核对所有物资，信心满满地汇报‘库存准确率95%’。结果第二天，部门聚餐需要一次性杯子，翻遍茶水间却找不到——原来前一天被市场部全拿走了，没人通知，卡片也没改。他只能尴尬地跑去楼下便利店临时采购。

这次之后，他开始琢磨：有没有一种方式，既能像卡片一样直观，又能像系统一样实时同步？最好是每个人都能快速上手，不用培训，顺手就能操作。

他试了几款物资管理APP，要么太复杂，要绑定企业账号、设置审批流；要么太简单，只能记账，没法关联实物位置。直到有天，技术部的小张随口提了一句：‘我们用的那个蓝点系统，好像啥都能搭。’

小李抱着试试看的心态注册了蓝点通用管理系统。起初他以为又是那种程序员才能玩转的工具，结果发现界面居然像搭积木。他新建了一个‘茶水间物资’模块，把每样物品建了条数据，填上名称、规格、默认存放位置，再生成一张二维码，打印出来贴在货架上。

这下有意思了。任何人手机一扫，就能看到当前库存、上次补货时间、负责人是谁。拿走一包纸巾？点一下‘减少1’，数字当场变。新货到了？补货人扫一下，填个数量，系统自动记录时间和操作人。更妙的是，他设了个规则：当咖啡豆低于5包时，自动给采购和他自己发提醒。再也没出现过‘突然断货’的窘境。

他还悄悄加了个小功能：在每条物资信息里附上‘使用频率统计’。一个月下来，发现某款昂贵的挂耳咖啡几乎没人动，而平价速溶每天消耗十几小包。他拿着数据跟采购商量，调整了采购比例，季度成本直接降了三成。

最让他意外的是，变化不止在茶水间。财务部看到这个‘会说话的卡片’，开始用同样方式管发票存根；人事把新员工入职包里的物品也做成扫码清单，新人自己扫一下就知道领了啥、还差啥。那个曾经只用来记酸奶的系统，慢慢长成了公司里最活跃的‘微型管理网’。

现在小李路过茶水间，常看见同事一边倒水，一边顺手扫一眼货架上的码。没人觉得这是‘额外工作’，就像开关灯一样自然。那张曾经写满涂改的便利贴，已经被收进了抽屉，成了某种纪念品。