实习生小林是法务部今年招的第三个暑期助理。刚来第一天，主管只给了她一个U盘和一句话：‘先把近三年的补充协议按项目归个类，方便月底审计调阅。’

U盘里有23个文件夹，命名方式五花八门：‘合作框架协议（最终版）’、‘合作框架协议（最终版-修订）’、‘合作框架协议_v3_带签章扫描’……还有不少以日期命名的子目录，比如‘20230517_补充条款’，点进去才发现是某个已终止项目的附加说明。

小林一开始用Excel做索引表，手动记录每个文件名、签署方、生效时间、是否附带附件。做到第三天，她发现同一份主合同下，有的补充协议被重复上传了三四次，版本号混乱，甚至有一份PDF的页脚写着‘草稿勿传’，却已经被归入‘已签署’文件夹。

她忍不住问主管：‘能不能统一一下命名规则？或者加个状态标签？’

主管苦笑：‘我们试过，但每次系统换人维护就乱。之前用过OA里的文档模块，但字段不够用；后来上了云盘，又没法自动关联审批流。现在只能靠人工核对，审计来了也头疼。’

小林没再追问，但她开始琢磨怎么让这些文件“自己说话”。她在学校选修过信息管理课，知道有些工具可以自定义字段和视图。她试着在蓝点通用管理系统上新建了一个‘合同档案库’，把原本散落的信息拆解成几个维度：合同类型、主责部门、相对方单位、签署时间、到期提醒、附件完整性、当前状态（起草/审批中/已签署/已归档/已终止）。

最关键是，她设置了‘主合同ID’字段，所有补充协议都通过这个ID与主合同绑定。这样一来，点击任意一份补充协议，旁边自动弹出它所属主合同的基本信息，还能看到该主合同下其他所有关联文件的清单。

她还设了个小功能：每当有人上传新文件，系统会自动检查是否存在相同文件名或相似标题，并提示‘疑似重复，请确认’。第一次触发时，她发现自己上传的‘技术服务补充协议（2024）’和三个月前某同事上传的一模一样——原来是对方忘了同步到共享盘。

一周后，她把整理好的视图导出成一张动态看板，按项目进度分组，颜色标记临近到期的合同，红色代表缺失关键附件。她发给主管时没多说什么，只写了句：‘这是我目前理出来的，您看看有没有漏的。’

第二天晨会，法务总监临时调出了这张看板，当着几个部门负责人的面说：‘这个月有三份即将到期的框架协议，之前没人提醒，要不是这次梳理差点错过续签窗口。’他顿了顿，‘从下周起，所有合同上传必须走新流程，老路径停用。’

会后，IT部接到通知：全公司合同类文档管理，试点接入蓝点系统。权限规则也变了——不再是‘谁建文件夹谁说了算’，而是根据合同类型自动分配查看和编辑权限。比如人事相关的保密协议，财务人员默认只能看摘要，而法务专员才能调阅全文。

小林并不知道，她做的那个‘档案库’模板，两周后被复制到了采购部、研发合作组和市场推广团队。采购部用它管供应商资质文件，研发组用来追踪技术授权书，连行政部都拿它改造成了‘场地租赁合同跟踪表’。

有一次她路过总监办公室，听见他在打电话：‘……不是买的成品软件，是个实习生搭的模型，但他们平台支持自定义，字段、流程、权限都能拖拽配置，关键是能跟着业务变。我们现在都不敢随便改合同流程了，一动，系统就会提醒哪些角色要重新审批。’

某天晚上加班，小林顺手在系统里加了个‘历史版本对比’按钮，链接到外部OCR比对工具。第二天早上，她收到一条私信：‘这个功能很好，能不能推广到其他文档类型？——张总（法务）’

她回了个‘可以试试’，然后继续去整理新的待归档文件。窗外雨刚停，玻璃上还挂着水痕，像极了她第一天打开U盘时，屏幕上那些模糊不清的文件名。