我们公司不大，三十来个人，但会议室总是不够用。尤其是每周一上午，三个部门要同时开例会，行政小张的Excel表格还没发出去，就已经被各种微信轰炸了。

最开始是用一个共享文档，谁先抢到算谁的。结果市场部小李有一次提前半小时刷新页面，锁定了会议室，结果技术部老赵抱着笔记本在门口站了十分钟，人没到齐，会议取消，但他那一脸‘又被耍了’的表情，至今我还记得。

后来行政干脆打印了一张A3纸贴在会议室门口，手写登记。这下公平了——至少表面上是。可没几天，我就发现那张纸上出现了涂改液的痕迹。有人把时间从‘10:00-11:00’改成了‘9:30-10:30’，还涂得特别认真，仿佛在掩饰一场精心策划的抢占。

更离谱的是，有一天我路过，看见保洁阿姨拿着涂改液在补那个表格的边角，说：‘这纸都快撕烂了，我帮你们修一下。’我当时差点笑出声——现在连第三方人员都卷进这场‘会议室争夺战’了。

真正让我觉得非改不可的，是有一次老板临时要见客户，发现所有时段都被占满，一问，原来是市场部为了排练发布会，一口气预定了三天后的四个小时，理由是‘灯光调试需要安静环境’。老板没说什么，但当天下午就开了个会，主题是：‘资源分配的透明度问题’。

其实哪是什么透明度，根本就是工具太原始。一张纸、一支笔、一瓶涂改液，撑不起一个现代公司的协作节奏。我们不是没有试过别的工具。行政推过一个在线日历，但技术部说和他们的项目系统不打通；IT上过一个OA，但每次预订要走三级审批，等批下来，会都开完了。

直到有天，财务部的小林提了一句：‘你们有没有试过自己搭个系统？’

她说她最近在用一个叫蓝点通用管理系统的工具，本来是用来管报销流程的，但她顺手做了个会议室预订模块。我去看了一下，界面确实朴素，不像那些大厂产品那么花哨，但它有个特点：你想要什么字段，就加什么字段。比如‘是否需要投影’‘是否预留白板笔’‘是否关联项目编号’，甚至还能设置‘超时自动释放’——如果会议开始15分钟没人打卡，系统自动释放时段，别人能捡漏。

最妙的是，她把各部门的负责人设为‘资源协管员’，可以查看本部门的使用率，月底自动生成报告。市场部再也不能偷偷预占三天，因为数据一拉，人均占用时长是其他部门的三倍，自己都看不下去。

我们悄悄上线了这个系统，没发通知，也没搞培训。就在旧登记表旁边贴了个二维码，写着：‘新系统试用，订会议室扫码’。第一天只有两个人扫，第二天五个，第三天，涂改液彻底消失了。

上周五，我路过会议室，发现门口那张A3纸已经被拿掉了。取而代之的是一块小电子屏，显示着当天的预约情况。鼠标移上去，还能看到每个会议的负责人和预计结束时间。技术部老赵站在旁边说：‘这下总算不用靠运气开会了。’

其实系统本身不神奇，真正起作用的是——当规则被明确写进字段里，当变更必须留下记录，当每个人都能看到资源的真实流向，那种靠涂改液和人情维持的灰色空间，自然就没了。

前几天，老板又临时要开会，打开系统看了一眼，两分钟后就发了会议邀请。散会时他说了一句：‘原来会议室也能管出效率来。’