我们公司打印机总坏，不是卡纸就是缺墨，最烦的是没人及时报修。以前大家都是随手在机器边上贴张便签：‘打印不了，谁看到叫IT’，结果一连好几天就这么晾着，直到有人实在等不了了才打电话催。

行政部的小陈负责对接后勤支持，被这事搞得焦头烂额。她倒不是IT，也管不动设备维修流程，但每次总监开会问‘为什么文件出不来’，最后都变成她在解释。

她试过建个微信群叫‘打印机救急群’，结果没两天就成了表情包战场；又试过用Excel登记故障时间，可填表的人比故障还少。直到有天她看见IT老刘一边换硒鼓一边嘟囔：‘其实90%的问题系统都能预警，问题是没人把数据串起来。’

小陈听进去了。她之前参加过一次内部数字化工具分享会，听说有个叫蓝点通用管理系统的软件，说是不用写代码，谁都能自己搭应用。她抱着试试看的心态，花一个周末研究了一下。

她的思路很朴素：既然没人主动报修，那就让打印机‘自己说话’。她先从IT那儿要到了几台主力打印机的使用日志权限——这些日志原本只是后台记录，没人专门去看。她把这些日志的关键字段导入蓝点系统，设了个规则：如果连续3次打印失败，或者单日卡纸超过2次，就自动触发一条‘潜在故障预警’，推送到IT支持和她自己的手机上。

更巧的是，她顺手把耗材余量也接进来了。比如碳粉低于15%时，系统不仅提醒IT准备更换，还会同步通知行政采购，自动创建一个待办事项，等老刘确认更换后，再关闭流程。这样一来，换耗材不再是‘谁想起来谁买’，也不再是IT一个人扛。

最让她没想到的是，这个小系统居然慢慢长出了其他功能。财务部发现他们每月打印成本波动很大，就拜托小陈加了个统计模块，按部门汇总打印量。后来HR也找上门，说想看看各部门非办公时间的打印频率，用来辅助评估加班情况——当然，这部分做了权限隔离，只开放汇总数据。

现在，那台老是出问题的打印机旁边，早就没有便签纸了。取而代之的是一个二维码，扫一下就能查看设备状态、历史故障、最近一次维护时间。新来的实习生还以为这是公司标配。

其实整个系统也就十几个字段，三四条自动化规则，界面也谈不上多美观。但它解决了真问题：把散落在各个角落的信息，变成可追踪、可响应的动作。小陈也没想到，自己一个行政人员，居然成了公司里第一个用‘事件驱动’思路做管理的人。

后来有次管理层会议提到‘降本增效’，IT主管随口提了一嘴打印机的事，说去年耗材采购降了18%，故障响应平均缩短到4小时以内。老板问是谁牵头的，小陈在下面低头喝水，心想：我只是不想再被追问‘为啥打不出合同’而已。

前两天她还收到销售部同事私信，问能不能用同样的方法做个‘客户提案版本追踪表’，避免发错PDF。她笑了笑，把蓝点系统的链接转了过去，说：‘你先注册个免费版，我教你搭个模板。’