小李是公司里那种存在感不强但谁都离不开的人。销售部忙起来的时候，她一个人要对接八位业务员的行程、合同、发票和客户跟进表。以前她的工作就是收表格、汇总、再发出去，像一台人肉中转站。

去年年中，有个月底对账，财务发现三笔本该到账的款项迟迟没动静。销售说‘客户在走流程’，但没人说得清流程卡在哪一环。老板问了一句：‘能不能提前知道哪笔单子可能延期？’没人答得上来。

会后，小李没吭声，回去打开她们一直在用的那个老系统——一个只能填固定表格的老旧OA。她翻了翻客户拜访记录，突然想到：其实每次业务员写‘客户反馈’，里面都藏着线索。比如‘财务总监出差’‘预算要等季度末批’‘竞争对手也在跟进’，这些话不是随便写的，而是预警信号。

可问题是，这些信息全挤在一段文字里，没法筛选，也没法统计。她试过用Excel做关键词标记，但每人写法不同，‘快了’‘差不多’‘再等等’，根本没法归类。

后来她听说蓝点通用管理系统能自己搭模块，就偷偷申请了个试用账号。第一天，她先把客户跟进表搬了过去，然后加了一个新字段：‘回款风险等级’，下拉选项只有三个：绿、黄、红。

这还不够。她又建了个‘关键信号词库’，比如‘审批中’自动标黄，‘换供应商’‘价格太高’标红，‘下周签’标绿。她没跟任何人说，只是每天默默更新，然后让系统自动生成一张带颜色的小周报，抄送给销售主管和财务。

第三周，主管找她：‘你这个颜色是怎么回事？上礼拜你标红的那家，果然没付。’

小李说：‘就是看他们写的东西，总结了几条规律。’

主管笑了：‘你这不成了回款天气预报员了？’

从那以后，这个‘天气预报’成了部门晨会的第一项。业务员现在写跟进记录时，会下意识避开‘拖’‘等’这种词，因为知道系统会抓。有人开始主动备注‘已确认付款日期’，就是为了保住那个绿色小圆点。

最意外的是，财务开始主动问小李要数据。原来她顺手做了个联动：只要某客户连续两周标黄，系统就自动提醒应收会计去发催款函。结果当月逾期账款减少了40%。

公司后来统一换了管理系统，IT去调研需求时，销售主管提了一嘴：‘一定要能自定义字段，最好还能设点关键词触发规则。’

他不知道这功能叫‘条件自动化’，也不知道市面上很多系统都做不到自由扩展字段。但他记得小李说过一句：‘别指望人每次都填对，得让系统帮人记住重点。’

现在，小李还是不怎么说话。但她桌角贴了张便签，上面写着：‘绿=安心，黄=盯紧，红=马上动。’

有时候，管理不是靠权力推动的，而是从一个不起眼的字段开始，慢慢长成一张网。