我们公司做工业零部件，客户经常要先拿样品测试。以前样品寄出去，就跟石沉大海差不多。销售打电话问：‘您那边收到样件了吗？’客户说：‘好像有吧，放哪儿了我回头找找。’一来二去，反馈周期拖得老长，有时候连客户自己都忘了这茬。

采购部的小李负责对接快递和样品登记。她不是正式的项目经理，也不归市场部管，但每次样品出库，都是她填快递单、打标签、拍照留底。时间一长，她发现一个问题：信息断层。销售以为寄了就等于‘已送达’，技术等着客户反馈却没人跟进签收，市场部做推广活动时，根本没法准确预估客户什么时候能上手试用。

她本来想在Excel里做个跟踪表，可光是收集各部门的样品需求，就得发三四个群、私聊七八个人。后来她用了蓝点通用管理系统，自己搭了个‘样品寄送管理模块’。最开始很简单：项目名称、客户、样品类型、寄出时间、快递单号。但她加了个不起眼的功能——电子回执确认按钮。

这个按钮不是自动触发的，而是由收件人扫码或点击链接后手动确认。小李把回执链接附在快递面单旁边，还特意在发货邮件里写了一句：‘辛苦您收到后点一下，帮我们确认入库，方便安排后续技术支持。’

没想到，这一步改变了整个流程的节奏。

第一个反应的是市场部。他们正在推一个新系列的产品体验活动，原本计划‘寄出即算参与’，结果发现有近三分之一的样品迟迟没人确认签收。运营小张一看数据，立马调整策略：把‘完成回执’作为领取下一批试用品的前提。这样一来，客户配合度反而提高了——毕竟谁都不想被卡在下一环节。

更意外的是，技术部开始主动查这个回执记录。以前他们总抱怨‘客户不反馈，我们也无从改进’，现在只要回执一确认，系统自动提醒技术接口人：‘XX客户已收样，建议3日内电话回访’。有个工程师甚至设了日历提醒，每周一上午专门处理待跟进的已签收样品。

小李也没闲着。她在系统里加了个‘寄出-签收-反馈’的时间轴统计，发现平均签收周期是2.7天，但西北地区的客户普遍慢1-2天。她跟行政部门提议，以后寄往偏远地区的样品，优先发顺丰。虽然成本略高，但整体反馈周期缩短了40%，销售说‘客户感觉我们更靠谱了’。

最有意思的是，这个回执机制慢慢被复制到了其他场景。行政寄员工福利礼包，加了回执；IT发新电脑，也加了回执；就连培训部组织线下课，都开始用类似逻辑确认学员是否收到资料包。

其实蓝点系统本身没做什么特别设置，就是允许每个人根据实际工作流自定义字段和触发动作。小李加的那个按钮，代码上就是一个布尔值（是/否），但她把它放在了‘客户触点闭环’的关键位置。真正的管理优化，往往不在顶层设计，而在某个具体动作被看见之后。

现在公司内部提‘样品进度’，大家第一反应不是问销售，而是打开那个小模块看回执率。有次老板开会随口问了一句：‘上个月重点客户的样品触达率是多少？’市场总监脱口而出：‘86.5%，还有7个没确认，其中3个地址可能有问题。’全场安静了一秒——原来我们终于能把‘大概寄了’变成‘确切知道’了。

最近小李还在琢磨加个新功能：如果72小时没确认，自动给销售发提醒，让他们打电话时带上快递签收截图。她说：‘不是催客户，是帮他们想起来。’