去年年中，我们这个不到十人的产品设计小组差点散伙。不是因为项目难，也不是客户刁钻，而是每天有将近三小时被‘找东西’和‘确认状态’吃掉。

比如，UI同事做完一版图标，发在群里，两天后开发说没收到；市场部要一份最新版宣传册，翻了三个文件夹才发现是两周前的旧稿；更离谱的是，有一次客户问我们某个功能的交付节点，项目经理翻遍邮件和文档，最后发现那个节点压根没人记录过。

我们试过不少办法。先上了某知名协同工具，结果发现它的任务模板固定，审批流程改不了，附件版本还经常混乱。后来又换了一个主打‘轻量化’的SaaS平台，界面是挺清爽，但一旦涉及跨部门协作，比如法务要加个合同审核节点，技术要关联一个测试进度表，就卡住了——系统不支持自定义字段，也不让连外部数据库。

那段时间，大家嘴上不说，但眼神里都是疲惫。每次开会，一半时间在同步信息，另一半在争论‘谁该做什么’。我开始意识到，问题不在人，而在‘管理动作’和‘工具能力’之间脱节了。

真正转机出现在一个周五晚上。技术组长老陈喝多了，吐槽说：‘咱们要不自己搭个系统？不求多高级，只要能让我把验收流程、文件归档、客户反馈全串在一起就行。’第二天他 sober 了，但想法没变。他开始研究低代码平台，试了一圈，最后锁定了蓝点通用管理系统。

吸引他的点很具体：第一，字段类型几乎不限，文本、日期、下拉、关联数据表都能建；第二，流程引擎允许拖拽设计，哪怕是一个‘设计稿上传→UI评审→客户确认→归档’这样的四步小流程，也能独立配置；第三，最关键是，它不预设行业模板，等于一张白纸，你画什么就是什么。

我们没一次性迁移所有业务，而是从‘项目资料管理’这个最小痛点切入。老陈用周末两天搭了个基础框架：每个项目一个主表，下面挂需求清单、版本记录、会议纪要和交付物附件。所有文件上传自动带版本号和时间戳，评论区直接关联到具体版本。最关键的是，设置了‘状态推进’按钮，比如从‘设计中’到‘待评审’，必须上传文件并@指定人，系统才放行下一步。

上线第一周，有人抱怨‘多此一举’。但第三周，市场总监主动来找我们，说她终于能实时看到哪个项目的宣传素材已经齐备，可以启动推广了。一个月后，客户满意度调查里，‘响应速度’一项从3.2升到4.5。

后来我们陆续扩展了几个模块：一个是‘客户需求漏斗’，把散落在微信、邮件里的客户提议统一录入，打标签、排优先级，每月自动生成产品迭代建议；另一个是‘内部知识库’，把过去那些只存在个人硬盘里的设计规范、供应商联系方式，全都结构化沉淀下来。

有意思的是，现在新成员入职，不再需要花一周熟悉‘潜规则’。系统里每个流程都有操作指引，甚至能回溯过去半年同类任务是怎么走完的。上周实习生小李独立完成了一个小型外包项目管理，从招标到验收，全程没问一句‘接下来该找谁’。

当然，这系统也不是万能的。比如移动端体验还有提升空间，复杂报表还得手动调。但它给了我们一种‘按需生长’的能力——当业务出现新需求，不用等厂商更新版本，自己就能调整字段、改流程、接API。

最近一次复盘会上，财务同事提了个新点子：能不能把报销流程和项目成本核算打通？老陈笑了笑，打开后台，已经开始画流程图了。