去年冬天，我们公司发生了一件说大不大、说小不小的‘内乱’——行政部和IT部差点在周例会上吵起来。导火索是一张Excel表格：每周五下午更新的会议室预定表。

事情是这样的。我们公司有6间会议室，从可容纳4人的‘电话亭’到能坐30人的‘战略厅’。以前靠一张共享Excel管理，谁想用就自己填。结果每到周三，行政主管李姐就得花半天时间核对冲突：市场部说他们预约了10点开会，技术部也写着10点用同一间；更离谱的是，有人临时改时间不通知，等另一拨人拎着咖啡推门进来才发现‘撞车’了。

李姐开始用颜色标注，绿色是已确认，红色是冲突，黄色是待定。后来又加了备注列，写上‘王总特批’‘客户来访优先’之类的说明。再后来，她干脆建了个登记本，要求所有人线下签字。可问题没解决，反而催生了一个新岗位——‘会议室调解员’，每天处理三起以上纠纷。

IT部看不下去了，说：‘这都2024年了，还在用Excel打仗？’于是他们上线了一个标准化的会议系统，对接企业微信，支持扫码签到、自动释放超时房间。听起来很美，但只用了两周就崩了。

为什么？因为系统不支持‘灵活规则’。比如，财务部每月最后一个周二下午固定占用大会议室做账，这个时间雷打不动，但系统没法设置‘周期性强制锁定’；又比如，高管有‘随到随用’特权，但系统坚持‘先预约先得’，导致副总有次站在走廊里等实习生结束会议。

最讽刺的是，IT部自己也加入了‘逃逸团队’——他们悄悄建了个内部飞书文档，手动更新真实使用情况。李姐发现后哭笑不得：‘你们搞系统的，反而最不信系统？’

这时候，有个实习生提了一句：‘我以前在学校社团，用一个叫蓝点的工具管活动场地，能自己画流程，还能设特殊权限。’

李姐半信半疑试了试。她第一天就做了三件事：

1. 把6间会议室做成‘数据对象’，每间带属性：容量、设备、禁用时段；
2. 设计审批流：普通员工预约需部门主管同意，高管直接放行，财务部固定时段自动通过；
3. 加了个‘信用分’字段——谁迟到或爽约就扣分，低于80分要人工审核才能再订。

最让她得意的是一个‘应急通道’按钮。点击后弹出表单：填写事由、预计时长、是否补偿原预约人。提交后自动通知原使用者，对方同意则调换，不同意则触发升级审批到行政总监。

上线第一周，冲突减少了70%。技术部老刘一开始不屑，直到有天他临时要开紧急会，用应急通道5分钟协调成功，回来主动问：‘这玩意儿能不能接个API，把我们项目的里程碑自动转成会议室预留？’

李姐没学过编程，但她发现这个系统允许她像搭积木一样调整规则。销售旺季时，她把‘客户接待’设为最高优先级；年中盘点那周，所有非必要会议自动延后。甚至她还加了个‘静音模式’——某些敏感会议期间，系统禁止他人查询该房间状态，防止信息泄露。

现在，那张Excel表还存在公司网盘里，文件名被改成‘会议室战争·文物级复刻版’。而李姐，一个曾经只会打印报销单的行政人员，上个月在管理层分享会上讲了20分钟‘基于业务场景的资源调度逻辑’。

她说：‘我不是在管会议室，我是在管公司的呼吸节奏。哪时候该扩张，哪时候该屏息，得听一线的声音，而不是死守一个冰冷的流程。’

最近有别的公司来交流经验，问她们用什么SaaS系统。李姐笑了笑：‘没有现成的系统适合我们，所以我们自己长了一个。’