我们公司用的是某知名OA系统，采购、审批、报销全走它。可奇怪的是，每次要换打印机墨盒，总得绕开这套‘正规军’。

最开始是行政助理小王发现的。有次她提交了耗材申请，三天没批下来——卡在财务总监那儿，理由是‘预算外’。可打印机已经红灯闪烁，部门等着打印投标文件。情急之下，小王自己掏钱买了墨盒，贴票报销时又被退回，说‘未走前置审批’。她气得在茶水间嘀咕：‘机器快死了，人还得等它复活？’

后来大家摸索出一套‘影子流程’：谁要用打印机，先在微信群里喊一嗓子。如果有人手头有备用墨盒，就先借着用；没有的话，由行政统一登记，月底汇总一次走特批。这招管用，但问题也来了——有人借了不还，有人重复申领，财务对不上账，审计来查时差点认定‘资产流失’。

真正解决问题的，是人事部新来的实习生小陈。她以前在学校社团搞过一个共享物资小程序，看到我们这乱局，主动提了个建议：不如做个内部耗材登记表，能随时更新库存、自动提醒临界值，还能关联报销单号。

起初我们觉得太小题大做。但她说服了行政主管试一试。关键是，她不用我们现有的OA系统开发权限，也不找IT部排队排期，而是用了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。她说这软件主打的就是‘谁都能搭’，不需要代码基础，拖拽字段就能建表。

她第一天建了个‘打印机耗材台账’，字段很简单：设备编号、当前墨盒型号、入库时间、领用人、归还状态、关联报销单号。第二天加了个‘预警规则’：当某个型号库存少于2支时，自动标红并微信提醒行政。第三天又接上了公司邮箱，每次领用后自动生成确认邮件发给申请人。

最妙的是流程闭环。比如张工领了一支黑色墨盒，系统记一笔；他用完报废，扫码登记‘已更换’，同时上传旧墨盒照片；等财务报销那张发票时，只要输入发票号，系统自动匹配到之前的所有领用记录，一键核验合规性。

用了不到两周，IT部反而来找我们了。他们发现OA系统里耗材类审批量下降了60%，问是不是流程废了。我们把小陈做的页面给他们看，对方愣了几秒，说：‘这不就是低代码平台干的事吗？你们居然自己搭出来了？’

其实哪有什么技术含量。小陈说，关键是‘贴近真实动作’。正式流程假设所有人按规章办事，可现实是，人总会找最省力的路径。你堵不如疏，与其让人偷偷走线下，不如给条干净的线上小道。

现在这表格已经扩展成‘办公易耗品中心’，连电池、U盘、网线都纳入管理。最老资格的行政大姐以前连Excel函数都不会，现在能自己在蓝点上加字段，还设置了‘高频领用人排行榜’，半开玩笑地贴在公告栏：‘本月耗材冠军，请自觉请同事喝水。’

上周开会，老板突然提了一句：‘最近打印成本降了不少。’没人解释，但大家心照不宣。有些管理，不在制度手册里，而在那些被默许的缝隙中生长出来的小系统里。