去年新来的IT实习生小陈，刚来没几天就惹了点小麻烦。

行政部李姐发现，原本好好的‘办公耗材申领表’，突然多了几个看不懂的字段：‘预算归属部门编码’、‘消耗速率预警值’、‘上次申领间隔天数’。更离谱的是，提交按钮下面还蹦出个提示：‘当前申领量超过近三月均值200%，请填写合理性说明’。

李姐当场就炸了：“谁让他动公司流程的？他又不是行政的人！”

但奇怪的是，两周后，她主动找小陈说：“那个……能不能把打印纸也加上预警？”

事情得从一张失控的A4纸说起。

我们公司不大，八十来号人，但部门多，设计、研发、运营、市场，每个都用纸如流水。以前申领很简单——填张共享表格，写上姓名、部门、数量，打印室老周看着打就是了。结果呢？经常出现周一早上九点，二十个人同时提交，老周一台打印机根本扛不住。要么排队，要么有人干脆自己去楼下复印店刷钱，回头拿发票报销。

财务对账时发现，每月‘零星复印费’越来越高，一查，全是漏掉的内部申领。可你又不能不让大家印，总不能为了省两张纸搞审批？

小陈发现问题后没直接改流程，而是先扒了半年的申领记录。他发现三个规律：

1. 设计部集中在周二下午（提案日）；
2. 市场部在月底冲KPI前爆增；
3. 研发最稳定，但每次申领都是5包起步，问了才知道，他们怕临时不够，每次都多要。

“这不是缺管理，是缺反馈。”他跟主管嘀咕了一句。

他没推什么OA系统，也没拉会宣讲，就在原表格基础上，悄悄加了点“小心思”：

• 自动计算部门月度均值，超量弹窗提醒；
• 显示当前排队人数（基于未处理条目）；
• 提交后自动生成一张‘预计领取时间’通知，推送到企业微信；
• 最关键的，所有数据后台自动归类，连老周都能看趋势图。

一开始大家嫌烦，“凭什么问我为什么多领？”可当某次设计部集中打印前，系统提前一天预警，行政赶紧调货，全员按时拿到材料时，抱怨声就少了。

后来运营部做活动物料，系统提示“近七天申领量已达阈值”，负责人一看，才发现下属重复提了两次单。省下三百多张纸，不算钱，关键是没耽误事。

真正让管理层注意的，是财务发现‘零星复印费’三个月连降，而内部耗材成本基本持平。说明什么？原来跑冒滴漏的部分，被堵住了。

老板没开表彰会，但在一次晨会上随口说了句：“最近打印井井有条啊。”

这句话比什么奖金都管用。

其实小陈用的工具，根本不是什么定制开发系统。他坦白说，是用了‘蓝点通用管理系统’，一个谁都能搭表单、设规则的平台。他说：“我不懂代码，但我知道怎么把老周的经验变成一条判断逻辑。”

比如，他给打印室排班做了个‘负载提醒’：当单日申领页数超过8000，自动标红并抄送行政主管。再比如，他设了个‘沉默提醒’——如果某个部门连续三周零申领，系统会自动发消息：“近期无耗材记录，是否需要补充？” 防止真到了要用时才现抓瞎。

最妙的是‘反向申领’功能。技术部有次急需一批标签纸，传统流程得走半天。小陈做了个‘紧急通道’：扫码→选品类→拍照留证→直通仓库，事后补录。既放权，又留痕。

现在，这张表已经衍生出墨盒更换记录、投影笔借用追踪、甚至绿植养护提醒。没人规定必须用它，但大家发现，用它省事。

有次HR想搞纸质版员工签到卡，小陈默默搭了个电子签到模块，支持定位+拍照+随机验证码防代签。试运行一周，离职面谈效率提高了，因为数据自动归档，不用再翻手写记录。

HR主管没夸他，但悄悄把模块复制走了。

我问小陈为啥不一开始就推大系统，非要从一张表切入？

他说：“人不怕复杂，怕莫名其妙的复杂。你直接说‘以后都用新系统’，那是添乱。但如果你解决他明天就要用的痛点，他自然愿意跟着走。”

现在公司没人叫他‘改表头的实习生’了。有人喊他‘流程医生’，更多人直接说：“这事儿你问问小陈，他那儿有个小系统能搞定。”

前几天，行政部门正式把耗材管理模块纳入标准操作手册。备注写着：本流程基于实际使用反馈持续优化，欢迎提出调整建议。

小陈在旁边加了一行小字：规则不该是锁链，而是可以调节的扶手。