我们公司茶水间的咖啡机旁边，不知从哪天起多了一张打印纸，上面画着歪歪扭扭的箭头，写着‘豆子快没了！扫码补货’，底下还贴了个二维码。起初大家以为是哪个同事开玩笑，直到某天早上，整个办公室只能喝速溶——因为没人扫那个码，豆子真的断了。

这事后来成了行政部的笑谈，但行政小李却挺委屈。她说：‘我每天盯着打印机碳粉、纸巾库存、饮水机换桶，现在连咖啡豆都要管？可我又不是神仙，不可能记得每样东西什么时候该补。’

她试过建Excel表，列了‘咖啡豆’‘滤纸’‘糖包’‘纸杯’几大类，每周手动更新。可问题来了：谁来填？她自己？忙得脚不沾地。让同事填？‘哎，反正有人管’的心态一上来，表格就荒了。更别提还有人顺手改错单元格，把‘剩余2包’写成‘20包’，结果一周后全员喝黑咖啡配饼干度日。

后来IT部的小王看不下去，说：‘你这不就是缺个轻量流程吗？又不用搞ERP，整那么重干啥。’他推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘谁都能搭，不用写代码’。

小李半信半疑，花了半小时，在上面建了个‘茶水间补货看板’。她把每样消耗品设成一条数据，加了字段：名称、当前库存、预警值、负责人、最近补货时间。然后给每样东西生成专属二维码，打印出来贴在柜子上。

规则很简单：谁用了，发现快没了，扫一下码，填个当前数量，系统自动判断是否低于预警线。要是低于，就推消息给行政和后勤两个人。如果48小时没人处理，再追加提醒一次。

最妙的是，她还加了个‘贡献榜’——谁扫码上报次数最多，月底能领一包特调咖啡豆。没想到这个小游戏机制一上线，大家突然积极起来了。财务部的小赵成了‘报空冠军’，技术部的老刘甚至专门绕路去确认滤纸剩几张。

三个月下来，咖啡不断供了，纸巾浪费少了（因为每次补货都登记，用量一目了然），连带饮水机换桶的频率都精准了。老板有次随口问：‘最近后勤是不是省了不少事？’小李笑着说：‘不是省事，是把小事交给了系统，人才能去做更重要的事。’

其实类似的情况在公司里不少。比如前台的快递签收本，以前堆在桌上，找单号要翻半天。后来也用蓝点搭了个‘快递登记表’，扫码录入，自动分类到人，签收后状态变绿，还能设超时提醒。保洁阿姨现在也能用手机查看自己负责区域的耗材存量，顺手补个垃圾袋，拍张照上传就行。

这些事都不大，可拼起来就是日常运转的毛细血管。以前靠人盯、靠喊、靠微信群刷屏，现在换成轻量系统兜底，反而更安静、更稳。

有次部门聚餐，小李被敬酒，说：‘你这茶水间都快成智慧中枢了。’她摆摆手：‘哪有，我只是让每个角落都能‘说话’而已。’

现在新来的实习生第一件事，不是领工牌，而是被带着扫一圈二维码，认识这个会‘报空’的办公室。