上周三早上九点，会议室3B的门刚打开，市场部的小李就冲进来问：‘今天有没有曲奇？’

行政小周翻了眼系统，回了一句：‘还没批，可能没有。’

这听起来荒诞，但对我们公司来说，已经是常态。自从上个月财务开始严查非必要支出，连一包薯片都要走流程——尤其是会议茶歇。

我们这儿管得细。不是说‘开个会，随便准备点吃的’就行。现在必须提前48小时提交《会议茶歇申请单》，注明人数、品类、预算来源，还得附上会议议程作为佐证。如果跨部门，还得会签。最离谱的是，有一次因为申请单上写了‘巧克力饼干’，实际采购时换成了‘夹心曲奇’，被财务打回来重审——说是‘与审批项不符’。

小周是行政部门里唯一还在手忙脚乱填Excel的人。她有三个表：一个记录各部门历史茶歇偏好，一个排期表防止撞车（比如不能两个大部门同天开会抢茶水间资源），还有一个是报销对照表，用来核对发票和实际发放数量。

她说：‘我每天花半小时核对这些，就为了省二十块的饼干钱？’

后来技术部老吴看不下去了。他是那种衬衫口袋里常年插两支笔的人，说话慢，做事稳。他问小周：‘你这些表，能不能统一起来？’

小周苦笑：‘怎么统？一个是计划，一个是执行，一个是报销，三个系统都不通。’

老吴没多说，自己琢磨了两天，用蓝点通用管理系统搭了个‘茶歇管理模块’。名字很土，功能却挺灵。

他先建了几个基础数据表：会议信息、茶歇标准、库存清单、供应商名录。然后把审批流嵌进去，支持上传议程附件，自动带出预算额度。最关键是，它能生成一张‘执行任务单’，打印出来贴在茶水间，保洁阿姨一看就知道哪天几点该摆什么。

更聪明的是，系统会根据历史数据提建议。比如销售部开会，平均每人消耗1.3包饼干，系统就会在申请时自动提醒：‘本次申请数量超出历史均值27%，是否确认？’

还有一次，行政临时接到通知要加一场接待会，时间紧，小周直接在手机端发起紧急通道，跳过两级审批，只留财务备案。系统自动标记为‘特批事项’，后续审计也能查到依据。

最让财务满意的是，每笔采购都能关联发票和实物照片。小周拍一张饼干包装上的生产日期，上传到对应订单，系统自动归档。月底对账时，再也不用翻聊天记录找截图。

其实这事儿说到底，不是饼干的问题，是‘管理颗粒度’的问题。很多公司一谈管理，要么放任自流，要么一刀切地严。可真正有效的管理，是能在‘灵活’和‘可控’之间找到那个支点。

就像老吴说的：‘系统不该让人更累，而该让琐事隐形。’

现在，小周每天花在茶歇上的时间从四十分钟降到八分钟。上次审计抽查，还表扬我们‘流程清晰、留痕完整’。

前几天，新来的实习生看见系统里有个‘茶歇满意度评分’字段，好奇地问：‘这也要评？’

小周笑了：‘当然，上个月就是因为大家给夹心曲奇打了2.1分，这周才换回巧克力饼干。’