上个月公司搬家，从原来的12楼搬到新园区的3号楼B区。按理说空间更宽敞了，但行政部的小陈却发现一件事怪得很：明明工位坐不满，会议室却天天抢不到，连茶水间高峰时段都得排队。

她一开始以为是部门扩张没报上来，结果一问HR，近三个月净增人数还不到五个。那问题出在哪？

她想起之前整理固定资产时，随手在Excel里记过一次‘工位使用快照’——那天是周四下午两点，她挨个楼层转，看到有人坐的工位就打勾。结果发现，B区开放区三十个工位，只有十七个在用。可系统里的‘工位分配表’清清楚楚写着全满了。

这不是数据滞后，这是‘幽灵占座’。

有些员工远程办公，但工位一直挂着名牌、放着绿植、键盘上盖着防尘罩，看起来像随时会回来。有的团队调去别的区域，但系统没更新，工位还在原部门名下。还有人离职一个多月，位置居然还被‘保留’，据说是为了等新来的人接替岗位。

小陈试着在共享表格里做动态登记，让各部门每周五填一次实际到岗人数和使用工位数。结果第一周回收率不到40%，第二周有部门交上来的数据明显是抄的去年花名册。她意识到，靠手动填报这条路走不通。

直到她在同事群里看到技术部老李发了个链接：一个他自己搭的‘工位热力看板’。点进去，三层楼平面图上，每个工位用红黄绿标色——绿色是连续三天有人打卡+周边插座有用电记录；黄色是偶尔出现；红色则是两周没动静。数据源来自门禁刷卡、Wi-Fi连接和智能插座。

小陈眼前一亮。但她不想直接上硬件监控，怕员工觉得被监视。她换了个思路：能不能让人自己‘认领’工位？

她试用了几个轻量级管理工具，最后盯上一个叫‘蓝点通用管理系统’的平台。这东西不像传统OA那样固定模块，而是谁都能拖拽建表单、设流程。她花了一个午休时间，搭了个‘流动工位登记簿’：

• 每个工位生成唯一二维码贴在桌上
• 员工扫码登记‘今日使用’，可选时间段
• 系统自动汇总每日活跃工位分布
• 连续七天无人登记的，自动标灰并通知行政
• 支持导出日报，也能嵌入大屏展示

她先在设计部试点。那边弹性办公多，经常有人上午在家画图，下午来公司对稿。推行第一天，就有设计师吐槽：‘我昨天用了307号桌，怎么系统说我没登记？’小陈一看，原来是那人用的是临时替换工位，没扫新桌子的码。于是她加了个‘替代登记’功能，允许备注‘临时占用XX号’，还能上传一张现场照片佐证。

两周后，数据出来了：B区实际日常使用率只有62%。管理层这才发现，所谓的‘工位紧张’其实是资源错配。随后腾出两排工位改造成静音电话间和协作区，会议室压力立刻缓解。

更意外的是，财务部顺手拿这个数据做了人均办公面积成本分析，发现过去三年每平米产出其实在下降。现在重新规划布局后，空间利用率提升的同时，跨部门碰头效率也高了。

小陈没想改变公司，她只是想搞清楚‘到底谁坐在哪’。但当一个最基础的管理动作——记录真实使用状态——被系统化后，连锁反应就开始了。

后来有同事开玩笑，说他们该给那个工位系统起个名字，比如‘工位户籍办’。小陈笑了笑，在系统后台悄悄加了个新字段：‘今日心情’。员工登记工位时可以顺手选个表情——开心、疲惫、需要咖啡。她没告诉任何人，但这让她在安排保洁和茶歇补给时，多了点人情味的参考。