行政小王最近被安排负责公司新员工入职和老员工离职的流程对接。这事听起来简单，可上个月她差点因为一次交接疏漏上了通报批评。

事情是这样的：研发部一位同事突然提出离职，三天后就办完了手续走人。人事走完流程，行政这边也收了工牌、清了门禁权限，一切看似妥当。可到了第四天早上，IT部门打来电话：‘你们那个离职的同事，邮箱还在自动转发邮件，服务器权限也没关，我们发现他账号昨晚还登录过内部文档系统！’

小王懵了。她翻出自己做的《离职交接确认表》，上面确实有直属领导签字、有资产归还记录，甚至还有‘已关闭门禁’这一项。但‘系统账号处理’这一栏，只写了‘待IT处理’，没人签收，也没人反馈完成时间。

这已经不是第一次了。之前也有类似情况，财务系统的权限、项目管理工具的访问权、甚至企业微信的群成员身份，常常要拖好几天才被清理。有人说是IT忙，有人说流程不明确，但结果就是——人走了，数字影子还在公司里晃悠。

更离谱的是，有一次市场部一个员工离职，一周后客户突然打电话来，说收到了一封来自该员工邮箱的报价单。后来查出来，是系统没及时停用，而他的草稿箱里有一份未发送的模板，被某个自动化脚本误触发发了出去。虽然没造成太大损失，但整个管理层都惊出一身冷汗。

小王开始琢磨，这到底是个别问题，还是系统性漏洞？她拉了个表格，把过去半年离职的23个人挨个过了一遍，结果发现：

• 87% 的人在离职当天，物理资产（电脑、工牌）都能按时回收；
• 但只有不到40% 的人，在24小时内完成了所有数字权限的回收；
• 平均每个离职员工，会涉及5.3个内部系统（OA、CRM、代码仓库、NAS、报销平台等）；
• 超过60% 的系统权限清理，依赖‘口头通知’或‘邮件抄送’，没有任何闭环机制。

她把这份数据拿给HRD看，对方叹了口气：‘我们不是没流程，是流程跑不下去。’

确实，公司现有的离职流程是写在PDF里的，一共七步，跨人事、行政、IT、财务四个部门。每一步都要求签字或邮件确认，理论上很完整。但现实是：

• 表格打印出来，经常在某个办公室里“失踪”；
• IT说‘没人通知我’，人事说‘我已经抄送了’；
• 财务等到月底对账才发现还有人领补贴；
• 最关键的是，没人能实时看到整体进度。

小王决定换个思路。她听说隔壁分公司用了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用开发就能自己搭流程。她偷偷注册了个试用账号，花了两个晚上，照着现有的离职流程，做了个数字化版本。

她把整个流程拆成五个节点：发起 → 资产回收 → 权限清理 → 财务结算 → 归档。每个节点自动推送给责任人，必须上传凭证或点击确认才能流转。比如IT处理完账号，得勾选‘邮箱停用’‘VPN关闭’‘代码库移除’等具体项，系统才会放行下一步。

最让她满意的是，她还能加个‘超时提醒’规则：任何环节卡住超过24小时，自动标红并抄送上级。甚至可以设置‘反向拦截’——比如如果IT没确认权限关闭，HR系统就不能打出离职证明。

她先拿最近一个离职案例试点。流程启动那天，系统自动发了三封提醒邮件，IT主管在两小时内完成了全部权限操作，还顺手补上了之前漏掉的一个测试环境账号。财务那边也第一次在当天就核销了社保和公积金。

老板知道后问她：“这系统是你自己写的？”

她笑：“哪用得着写，是现成的工具，我只是把自己熟悉的流程搬上去而已。”

现在，这个离职交接模块已经在全公司推广。小王还顺手做了个‘入职包自动发放’功能——新人一通过背调，系统就自动创建邮箱、分配权限、通知IT准备设备，连欢迎信都能定时发送。

前几天，她看到一份行业报告说，超过一半的企业安全事件，源头竟是离职员工残留的访问权限。她没说话，只是默默截图发到了行政群，附了一句：‘咱们上个月，零遗留权限。’