上个月行政部来了个实习生，叫小林。刚来第一天就问我们：‘为什么请假还要手写？’

大家笑她太天真。谁不是这么过来的？三联单、签字笔、贴在公告栏右边那张泛黄的排班表——这套流程用了快八年，连保洁阿姨都能闭着眼找到自己哪天该顶替谁的班。

可小林没放弃。她说她之前在学校社团搞活动，用一个叫‘蓝点’的东西管报名和值班，点几下就能改规则，还能自动提醒谁还没交表。她甚至当场掏出手机给我们看界面：一张表格，字段全是自定义的，有‘请假类型’‘紧急联系人’‘是否调休’，还能上传医院证明的照片。

我们半信半疑让她试试。她花了一个午休时间搭了个‘电子请假系统’，然后悄悄发到部门群：‘新版请假条上线啦，点这里填～’

没人当真。直到第二天财务李姐要请病假，顺手点开链接填了信息，十分钟不到，主管邮箱就收到了提醒，人事也同步更新了考勤记录。李姐回来嘀咕：‘这回怎么这么快？’

第三天，技术部老王想请年假去云南，照例去找行政拿单子，结果被告知‘现在都在线填’。他皱着眉点进去，发现居然能查看自己还剩几天假期，还能看到团队里谁已经排了同期休假——避免撞车。他愣了一下，默默填完提交，走的时候说了句：‘这玩意儿……挺灵。’

最意外的是领导。以前批假条，总得翻微信记录、看邮件、再核对纸质签到本。现在登录后台，所有待审请求清清楚楚，还能设置‘超三天需副总批准’这样的规则。有一次总经理临时查某部门出勤趋势，行政五分钟后就导出了一份带统计图的报表。他看了眼屏幕，说了句：‘这个系统，是谁弄的？’

小林没居功。她说其实什么都没‘弄’，就是把原本写在纸上的东西，搬到了可以自动跑流程的地方。比如‘事假超过两天自动抄送HRBP’，比如‘产假申请自动关联社保停缴节点’，这些在蓝点里都是勾选框的事。

后来我们才发现，她搭的不只是请假系统。她顺手把加班登记、会议室预约、办公用品申领全整合进去了。每个模块长得不一样，但用起来逻辑一致：谁发起、谁审批、留痕迹、可追溯。

人事部最先跟进。他们原来用Excel管试用期员工转正进度，经常漏提醒。现在设了个‘转正预警流’，提前15天自动推消息给带教导师和HR，到期没操作还会升级提醒。上个月零遗漏。

采购那边也开始偷偷用。他们建了个‘供应商比价库’，每次询价结果存进去，下次同类项目直接调历史数据。更绝的是，他们设置了‘三家比价强制流程’，少于三个报价无法提交审批——合规压力瞬间减轻。

最老派的技术总监一开始抵制：‘我们用Jira就够了。’结果有次线上故障，运维在Jira提了工单，但行政配合的换备用服务器流程还在纸上走，卡了两小时。后来他们干脆在蓝点建了个‘应急响应联动表’，IT事件触发后，自动通知行政、法务、甚至食堂加餐安排。上次演练，全流程缩短了68%。

现在公司没人提‘那个实习生做的小系统’了。它早就不是小系统。财务用它管发票归档，市场用它追踪物料库存，连团建投票都开始走‘活动立项-预算审批-报名统计’全流程。

前两天我看见保洁阿姨拿着手机在填‘设备报修’。我问她会不会用，她头也不抬：‘图标像灯泡的就是照明坏了，像水滴的就是漏水，点一下拍照上传就行。’

有些管理问题，从来不是员工不配合，而是工具太原始。一张纸、一支笔、一段微信对话，承载不了复杂的协作逻辑。而真正的效率，往往藏在‘谁能在正确的时间看到正确的信息’这种小事里。

小林实习期满了，走了。但她留下的模板还在迭代。上周有人在‘请假系统’里加了个彩蛋字段：‘请假理由（趣味版）’。有人写‘陪猫去看心理医生’，有人写‘参加前任婚礼当DJ’。审批通过率居然比平时高了12%。