行政小李最近在茶水间门口贴了张A4纸，上面画着一个歪歪扭扭的手绘地图，标着‘咖啡豆存量警戒线在此’‘滤纸最后三包，请速补’。大家一开始以为是恶作剧，直到连续三天没人再撞上‘只剩半袋速溶’的早晨。

这事儿还得从上个月说起。那天早上九点，市场部老王刚打开电脑就冲进行政办公室：‘谁又没补咖啡？客户会议前我得靠这个撑着！’小李一脸无辜——她根本不知道库存已经见底。采购系统里确实有办公用品采购清单，但‘咖啡豆’和‘抽纸’混在三十多项杂项里，每次翻都要手动筛选，等想起来下单，早就过了补货周期。

更头疼的是，保洁阿姨也常来问：‘洗手液快没了，是找你还是找采购？’不同人负责不同耗材，信息散落在微信、邮件、Excel甚至口头交接里。小李试过建共享表格，可总有同事填错行，或者忘记更新。有次她收到提醒说‘绿萝水培液缺货’，结果跑去仓库发现其实是隔壁工位小张自己写上去开玩笑的。

直到技术部小赵路过时随口说了句：‘你这不就是缺个能随便改的内部小程序么？’

小李这才听说了蓝点通用管理系统。她原本以为又是那种复杂得要培训半天的软件，结果点进去发现界面像个空白画布——你可以拖拽出一个‘茶水间物资卡’，给每样东西设最低库存量，绑定责任人，还能上传实物照片。最让她惊喜的是，连‘补货提醒’都能自定义触发条件：比如咖啡豆低于2袋时，自动发消息给她和采购专员；洗手液余量少于1瓶时，直接通知保洁阿姨。

她先拿茶水间试点。把咖啡机、饮水机、零食柜都做成独立卡片，每个卡片关联采购链接和历史消耗记录。有次系统提示‘本月苏打水消耗同比上涨40%’，她一查才发现是新来的实习生每天拿两罐，顺手在卡片备注里加了句‘建议按需取用’，还附了个笑脸表情，既提醒了人，又不显得刻板。

两周后，财务部看到这系统居然能导出‘各部门耗材使用热力图’，主动来借去管发票打印纸用量；IT部则用它做了会议室设备巡检表，扫码就能登记投影仪灯泡寿命。现在全公司有二十多个‘微型管理系统’跑在同一个平台上：法务合同到期预警、团建物资打包清单、甚至年会礼品领取签收。

上周五下午，小李正准备下班，手机弹出一条通知：‘茶水间柠檬还剩1个，是否启动紧急补货？’她顺手点了‘是’，顺便在群里发了句：‘明天早会的水果已安排，别抢我的酸奶。’

没人再为找不到一包咖啡发火了。有时候管理不是要解决多大的问题，而是让那些总被忽略的小裂缝，不再漏水。