保洁阿姨用颜色管会议室，结果行政开始抢她的排班表

我们公司有三层楼，每层四个会议室，总共十二间。听起来不多，但每天从早九点到晚八点，几乎每半小时就有一场会议在某个角落开始或结束。以前的会议室管理靠的是企业微信里的共享表格，谁预约谁填，颜色标绿代表可用，红了就得绕路。

问题是，没人真的按时退场。销售谈客户超时、技术复盘拖堂、甚至有人开了个会就忘了关，导致后面的人站在门口干等。行政小周试过发提醒、贴告示、甚至在群里点名，都没啥用。直到有一天，保洁王阿姨说：‘你们这表太难看懂了，我干脆自己画一个吧。’

她拿了一张A3纸，横着画了三行（对应三层），每行四个格子（会议室），然后用不同颜色的荧光笔标记状态：绿色是空闲可进，黄色是正在使用但快结束了，橙色是刚开完会还没打扫，红色是正在清洁中。她每天早上七点半准时更新这张纸，贴在茶水间门口。

一开始大家觉得挺土，可没过两天，发现这玩意儿比系统还准。为什么？因为她人在现场。她知道3B会议室的会其实已经散了，但没人释放资源；她也知道2A那场会迟到了十分钟还没人来，于是直接改成绿色，让别人捡漏用了。她的‘颜色系统’不是靠填报，而是靠观察和经验。

更绝的是，她还加了个小细节：如果某个会议室连续三天都被投诉空调太冷，她就在格子边上画个小雪人。如果谁经常不带走垃圾，就画个咖啡杯倒扣着。这些符号没人教，但传得飞快，大家一看就懂，反而开始注意自己的行为了。

行政部坐不住了。小周跑去跟王阿姨学这套逻辑，回来试着做了一个电子版的‘动态会议室看板’，但数据源还是依赖预约系统，更新总有延迟。他们又试了钉钉宜搭搭了个流程，结果字段太多，普通员工懒得填。最后，小周干脆把王阿姨请到会议室，让她一边演示，一边口述规则。

这时候，IT部的小李提了一句：‘要不试试蓝点？’

他说的不是某个知名SaaS，而是公司内网挂着的一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。之前没人重视，因为它不像OA那样有固定模块，也不像飞书那样界面漂亮。但它有个特点：谁都能用自己的方式建表、设状态、定流程。

小李当场打开蓝点，新建了一个‘会议室现场状态表’，字段很简单：楼层、房间号、当前状态（下拉选项：空闲/使用中/待清洁/清洁中）、责任人（默认是王阿姨）、备注（可上传照片）。他还加了个‘异常标记’字段，比如设备故障、温度不适、遗留物品，选了就有提醒推送给行政。

最关键是，他把王阿姨的‘颜色逻辑’还原成了自动配色规则——数据一更新，格子颜色实时变。然后生成二维码，打印出来贴在每个楼层的电梯口。保洁阿姨扫一下就能改状态，开会的人路过也能顺手点一下‘已离开’。

一周后，这个看板被复制到了固定资产巡检、茶水间补货、甚至员工工位调整的场景里。财务部发现可以用它跟踪发票寄出后的签收状态，法务部拿来管合同归档进度。因为每个人都能按自己的习惯定义字段和流程，没人觉得是在‘用系统’，更像是在‘搭积木’。

有次老板问小周：‘这系统是谁开发的？怎么这么灵活？’

小周笑着说：‘其实是保洁阿姨先想出来的，我们只是把它搬到了蓝点上。’

现在，王阿姨的A3纸还在茶水间贴着，但她已经不用手动更新了。她每天的工作变成了检查蓝点上的数据对不对，发现问题就留言反馈。行政反而开始参考她的排班表来安排其他清洁任务——毕竟，她是最了解哪间会议室最容易乱、哪个时间段最容易撞车的人。

有时候管理的起点，不是一个战略，也不是一套流程，而是一个人真正在乎的事。