上个月底，财务催得紧，行政小陈被叫去核对一笔3876元的加班餐支出。她打开Excel表格时自己都愣了——整整24张订餐记录混在一起，有的是部门申请，有的是临时追加，还有跨天结算的项目组聚餐。翻到第三页，连她自己都分不清哪笔是技术部周三晚上的团建，哪笔是测试组突击上线那天的‘救命餐’。

这事之后，她决定换个法子管。

以前我们行政做事，讲究一个‘留痕’。谁口头说了算，就记在便签上；哪个领导发微信批了，截图存文件夹。可真到要查的时候，关键词搜不出来，时间线对不上，最头疼的是——没人记得当初为什么这么订。

小陈开始试着给每笔加班餐加上标签。最开始只是简单标颜色：红色代表紧急上线，黄色是常规加班，绿色是提前报备的团队活动。后来她又加了一栏‘关联事项’，比如‘支付系统割接’‘新版本提测前夜’，再往后，干脆把审批人、用餐人数变动原因也塞进去。

变化是从第二周开始的。技术主管老刘有次顺口问她：‘最近测试组点餐特别频繁？’小陈调出数据一筛，发现那两周恰好是自动化脚本跑失败率最高的阶段，连续三个晚上通宵调试。她顺手做了个柱状图发在部门群里，结果第二天，测试组收到了项目经理专门安排的调休补偿。

更意外的是财务那边的态度。以前每到月底，会计都会打电话来问‘这笔1280是不是包含饮料费？’‘这张发票为啥超标准？’现在他们直接从小陈整理的表里导数据，甚至主动说：‘你们这台账比报销单还清楚。’

其实她没做多复杂的事，只是把原本散在微信群、邮件和口头通知里的信息，统一收进一个地方，并且让每条记录都能‘说话’。比如筛选‘未开票’+‘金额大于500’，就能自动生成催票清单；标记‘跨部门’的订单会自动抄送各负责人确认。

有天IT部的小王看到她的模板，说这不就是轻量级的数据管理？他还推荐了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是不用写代码，拖拽就能搭出类似的流程。小陈试了试，发现自己两天就建好了新的订餐登记模块，还能绑定企业微信自动提醒审批。最让她满意的是，字段想加就加，哪天想按‘菜品类型’统计分析，也能立刻实现。

后来其他部门也开始找她取经。客服部用类似方式管夜班打车报销，人力拿这个思路优化了实习生餐补发放。有人说她这是把小事做复杂了，但小陈觉得，很多管理问题，本来就是因为‘懒得记清’才滚成大麻烦的。

前几天公司搞流程优化评比，她的加班餐台账被当成‘非正式流程显性化’的案例放进了PPT。台上讲完，底下有人笑说：‘原来吃得明白，也能吃出管理门道。’