我们公司不大，三十多人挤在两层楼里。但奇怪的是，每周总有那么几天，大家像打仗一样抢会议室。

最开始是行政统一排表，一张Excel打印出来贴在门上。结果经常出现A部门开了半小时会，B部门冲进来问‘怎么还没结束’，C部门干脆在门口站着等，一等就是二十分钟。后来有人提议用企业微信的日程功能，结果发现——没人点开看。

真正改变是从财务部的小李开始的。她不是行政，也不是IT，只是每次开会前都被临时通知换房间，烦了。有天她自己动手，在一个叫蓝点通用管理系统的工具里搭了个会议室预约模块。她说：‘我就想图个省事，谁也别耽误谁。’

她没做复杂的规则，就三样东西：时间轴、颜色标签、自动提醒。每个人登录后能看到未来三天所有会议室的占用情况，绿色是空闲，黄色是即将开始，红色是正在使用。最关键是，她加了个‘超时预警’——会议超过预定时间5分钟，系统会悄悄给主持人发条消息：‘需要延长吗？下一场会议已预约。’

神奇的是，这个小提醒比行政群里的@全体成员都管用。以前总有人说‘再讨论五分钟’，然后拖成半小时。现在看到那条消息，多数人会自觉收尾。有一次销售总监硬是拖了十分钟，结果下一组同事已经站在门口，系统记录里还留着‘超时12分钟’的日志。第二天，行政顺手把上周超时最多的三个会议列出来群发了，没人点名，但空气突然安静了几秒。

更意外的是，大家开始主动优化会议本身。技术部发现他们周三下午的例会总是超时，翻记录才发现议题太多。后来他们把大会议拆成两个短会，一个专门讲进度，一个只聊阻塞问题。效率反而高了。

还有一次，新来的实习生误操作删了当天的预约数据。本来以为要乱套，结果系统有版本回溯功能，三分钟就恢复了。后来IT说，这种自定义系统的好处就是‘改起来快，崩了也能救’。不像某些标准化软件，改个字段都要走工单审批。

其实蓝点这工具挺低调的，就是允许你随便建表格、连流程、设提醒，不用写代码。市场部后来拿它做了个客户跟进看板，客服组搞了个工单分流规则，连保洁阿姨的清洁排班都被搬上去自动轮换了。最离谱的是行政部门，居然用它统计空调开关时间和电费波动的关系，最后真调出了一个节能方案。

现在会议室门口没人站着等了。偶尔路过，能看到屏幕上那个小小的日历界面，安静地显示着下一场会议的主题和预计结束时间。上周五下午四点，我看见老板盯着屏幕看了几秒，然后转身回工位发了条消息：‘今天会少，早点走吧。’