行政部茶水间那台咖啡机，最近贴了张二维码。没人知道是谁贴的，扫的人也不多。直到财务来查上季度办公耗材支出时，发现咖啡胶囊的采购量比去年同期少了37%。

这事才被翻出来。

起初，大家只当是又一个‘行政新规矩’。扫码登记取用，听着就麻烦。可后来有人发现，扫完码后手机页面会跳出个简单的选择：

• 拿了几颗？
• 是自用还是待客？
• 需要补货提醒吗？

最开始填这些的人，是销售部的小周。他常拿胶囊招待客户，但总记不清自己用了多少，报销时要么多报被驳回，要么少算自己贴钱。扫码登记后，系统自动给他生成了一张月度使用清单，还能一键导出PDF附在报销单里。

他顺手把链接转进了销售群，说：‘以后请客户喝咖啡，记得扫码，省得月底对账头疼。’

没想到，这动作慢慢撬动了别的事。

行政小林原本每周都要手动清点一次胶囊库存，再预估下周用量发给供应商。现在系统每天凌晨自动生成补货建议，精确到口味偏好——比如周二下午总是美式消耗快，周五则摩卡居多。她试着按这个节奏调整了配送频次，三个月下来，过期报废的胶囊从每月平均12盒降到1盒。

更意外的是，人事发现销售团队的‘待客取用’数据明显高于其他部门。他们调出记录一比对，发现高绩效销售员的客户拜访频次和胶囊使用量高度正相关。后来干脆把‘非会议场景下的客户接待频次’加进了行为考核参考项。

没人觉得这是管理创新。大家只是觉得‘反正都扫码了，顺手点两下也不累’。

其实这张二维码背后，连的是蓝点通用管理系统里一个自定义模块。小林没找IT，也没提需求单，自己花了一个午休时间搭出来的。她先建了‘消耗品登记’表单，绑定了用户、品类、用途字段，再设置了个自动统计看板。最后生成二维码贴出去，就成了现在这样。

公司里还有不少类似的‘隐形系统’。

技术部老张用它管服务器维护周期，每次巡检完拍照上传，系统自动计算下次提醒时间；

项目组小吴做了个‘临时工时登记表’，外包人员扫码打卡，项目经理每周导出结算，不再靠Excel手动累加；

就连保洁阿姨也用上了——她不识太多字，但会点手机。行政给她设了个极简界面：点一下‘已清洁’，再拍张照片，系统自动标记时间和位置。

这些模块都没进OA主菜单，也不在任何流程图里。它们像苔藓一样长在工作的缝隙中，不声不响地吸走混乱的水分。

有次管理层开会讨论‘如何提升非核心事务效率’，列了一堆方案。会后有人提起咖啡机的事，全场安静了几秒。最后CEO笑着说：‘也许我们该做的，不是设计更多规则，而是让每个人都能随手搭个台阶。’

第二天，行政邮箱收到一条内部申请：‘想做个会议室白板擦使用追踪，最近老丢板擦，怀疑被带走了。能给我个权限试试那个系统吗？’

小林回得很快：‘账号给你了，模板搜“低值易耗品”，改改就能用。’