行政部的小赵最近被一件事搞得有点上火——每个月核对加班餐补报销时，总有几张发票看起来特别眼熟。起初她以为是自己太累记错了，毕竟每月要处理三十多个人的报销单，谁还没个恍惚？可连续三个月，同一张面馆的158元发票又出现了，连消费时间都分秒不差。

她把这事跟财务老刘提了一嘴，老刘冷笑：‘这叫发票复用，现在不少人动这个脑筋。一张电子票，发给两个人报，系统查不出来，人眼又容易漏。’

小赵听得直皱眉。公司虽不大，但加班文化浓，餐补每月支出近两万，真要被人钻空子，积少成多也不是小数目。

她决定不再靠肉眼看。以前她试过Excel做台账，按发票代码+号码去重，可每次都要手动录入、比对，费劲不说，还容易输错。后来听说有人用微信小程序扫发票，也能验真伪，但她试了几个，不是功能残缺就是导出数据要收费，更麻烦的是，这些工具没法和公司的审批流程打通。

直到有天午休，技术部的小林随口说了一句：‘你们怎么不用蓝点那个系统？我们组早就拿它管项目报销了，发票上传自动去重，还能设规则提醒。’

小赵一开始没当回事，结果下午抱着试试看的心态注册了个账号。界面确实简单，像搭积木一样，拖几个字段就能建个‘加班餐补登记表’。她把过去三个月的报销记录导入，然后点了‘发票智能识别’功能——系统自动提取每张发票的代码、号码、金额、开票日期，甚至商户名称。

五分钟后，屏幕上跳出三条红色预警：‘检测到重复发票，涉及3人次，累计金额474元’。其中那张158元的面馆发票，赫然出现在三个人的报销材料里。

她愣了几秒，随即截图发到了部门群。第二天，HR私下找她聊了半小时。再后来，那几个常报“深夜面馆”的同事，突然开始改报便利店三明治了。

但这事还没完。小赵发现，光防重复还不够。有人把同一晚的餐费拆成两张报，金额刚好卡在审批阈值下；还有人把非工作日的消费混进来，比如周五晚上团建吃饭，硬说是周六加班吃的。这些操作更隐蔽，Excel根本抓不住。

她开始琢磨怎么让系统‘更懂规则’。蓝点系统有个‘自定义校验逻辑’的功能，允许用户写简单的条件判断。她试着设置了几条：

• 同一人每周超过3次加班餐补，触发人工复核；
• 发票时间不在打卡记录前后2小时内，标黄预警；
• 周末或节假日的餐补申请，需额外上传加班审批单附件。

设置完，她把新流程推给了部门负责人。起初有人抱怨‘太严了’，可两周后，大家反而觉得省事了——以前交完报销总担心被退回补材料，现在系统提前提示缺啥，一次过审率高了，财务也不再追着人问‘这张票哪来的’。

最意外的是，销售部看到行政这边搞了套自动化餐补管理，也跑来问能不能用同一个系统管客户招待费。他们头疼的是，业务员经常超标请客，事后拿一堆小额发票凑数，财务核起来头大。

小赵干脆拉了个跨部门会议，教他们怎么用蓝点搭个‘招待费预审模块’：先填招待事由、客户信息，系统自动根据客户等级给出预算上限；提交发票后，自动比对是否超支、是否含娱乐类目（比如KTV、足浴），一旦违规，直接卡在审批环节。

现在，公司里越来越多的‘小问题’开始往这个系统里搬。保洁排班、设备借用、会议室预约……甚至有人用它做了个‘生日提醒+礼品采购’的轻应用，避免忘了给同事送祝福。

小赵没想过自己会变成半个‘流程设计师’。但她发现，真正有用的管理工具，不一定多复杂，关键是能让人快速把脑子里的规则变成可执行的动作。不需要等IT开发，也不用写代码，点几下鼠标，一个原本靠人盯人、靠自觉遵守的流程，突然就有了‘牙齿’。

前几天，老板在会上提到‘降本增效’，顺带表扬了行政部最近的费用异常率下降明显。没人提那个系统的名字，但会议室后排，小赵和小林 exchanged 了一个心照不宣的笑。