采购申请还在走纸质签批？我们让实习生自己搭了个审批流

上周五下午，财务部的李姐又在行政群里发了火：‘又是三份没签字的采购单贴在打印机旁边？谁买的？找不着人！’

这已经不是第一次了。我们公司规模不大，三十来号人，但部门不少——设计、研发、销售、运营，还有行政和财务。按理说流程不该这么乱，可偏偏最基础的采购申请，一直卡在‘纸质时代’。

一张A4纸，手写填写：买了啥、多少钱、用途、申请人、部门主管签字、财务再签字……然后复印留档。听起来简单，执行起来全是坑。

比如，有人填完交到行政台，主管出差一周，单子就晾那儿；有人直接把单子塞打印机旁，说‘等谁路过帮忙签个’；更离谱的是，有次两个部门买了同样的耗材，但因为提交时间差了三天，财务以为是重复报销，差点闹出误会。

真正让我下决心解决这事的，是上个月实习生小林的一句话。她刚来两周，被安排协助行政做办公用品采购。有一天她问我：‘哥，咱们这流程，是不是有点像我高中时交社团经费申请？’

我说：‘差不多吧。’

她笑了笑：‘那你们有没有想过，自己搭个系统？我在学校用过一个叫蓝点的工具，连我们班班长都能做出请假登记表。’

说实话，我一开始没当回事。我们这种小公司，IT预算为零，也不可能专门请人开发系统。但小林不死心，周末真的鼓捣出了个东西。

她用的那个蓝点通用管理系统，听名字挺普通，但用法很特别——不需要代码，完全是图形化操作。她先建了几个字段：物品名称、数量、单价、总价、用途说明、申请人、申请时间。然后设了个简单的流程：提交 → 部门主管审批 → 财务备案 → 采购执行。

最让我惊讶的是，她还加了个‘紧急程度’选项，分‘常规’和‘加急’。加急的单子会自动标红，推送到主管手机上。而且每张单子生成唯一编号，历史记录一查就清清楚楚。

她做完后没声张，只是悄悄把链接发到行政群：‘以后采购可以在线提交了，试试看？’

头两天没人理。直到第三天，设计部的小王要买绘图板，眼看周一要用，主管却在客户现场。他想起那个链接，填完提交，顺手勾了‘加急’。不到十分钟，主管手机弹出提醒，直接点进去批了。小王当天下午就拿到了货。

这下传开了。

有人开始主动问怎么用，小林干脆做了个两分钟的小视频，演示怎么填单、怎么查进度。她还发现，有些人总漏填‘用途’，就在系统里设成‘必填项’，不写根本提交不了。

一个月下来，纸质单子基本消失了。财务李姐再也不用追着人补签字，还能在月底自动生成采购汇总表。行政也不用每天收一堆纸，系统自动归档，想查哪天的哪笔支出，关键词一搜就行。

最有意思的是，这系统居然开始‘蔓延’。

销售部看到后，说他们也要一个客户接待申请流程；HR跟着搞了个员工借用笔记本电脑的登记表；就连食堂阿姨都问能不能做个‘食材缺货上报’的小模块。

其实蓝点本身没有固定功能，它就像个乐高积木盒子，你想搭什么，就用字段、表格、流程、权限自己拼。小林后来跟我说：‘你们总觉得管理系统很复杂，其实很多问题，只需要一张表+一个流程就能解决。’

现在我们公司没人再说‘找个空子把单子签了’。反而经常听到：‘你这事儿能不能走系统？’

前两天团建吃饭，老板喝多了突然说：‘咱们今年省下的打印纸钱，够请你们吃顿火锅了。’

大家笑完，没人提系统多高级，只说：‘还是小林厉害。’

其实哪有什么厉害，不过是把一件小事，认真走了一遍流程。