上周五下午五点二十七分，我把那个从2021年就开始用的Excel文件拖进了回收站。名字叫《合同追踪_最终版_再改是小狗.xlsx》。删之前我还截图留了念，不是舍不得，是想记住它曾经把我搞得有多狼狈。

这表最疯狂的时候有17个sheet：按部门分、按年度分、还有按‘快到期要续签’和‘已经催过三轮还没回’分类的。颜色也五花八门，红色是逾期，橙色是即将到期，绿色是已归档——但谁记得清哪次更新把颜色标错了？上个月财务问我要一份Q2完成签约的清单，我导出数据发现对不上，查了半天才发现两个sheet里同一份合同状态不一样，一个写着‘已盖章’，另一个还是‘待法务审核’。

我不是没试过改。加字段、拆表格、搞关联，甚至让实习生写过VBA自动提醒。可每次业务一变，比如法务新加了个审批环节，或者销售临时要加个‘客户意向等级’，整个结构就得重来。最离谱的一次，行政部顺手在表里加了一列‘用印次数’，结果把原本的公式全搞崩了，周一早上三个部门同时拿着不同版本的数据开会。

后来是我隔壁工位的小林提醒我的。她之前做活动执行，老被市场部追着要物料清单和供应商确认记录。她说她现在根本不用Excel了，就用一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西，自己搭了个合同模块，连我们这种非技术人员也能改。

我半信半疑试了两天。第一天，我把原来Excel里的字段一个个搬进去：合同编号、甲方名称、金额、签订日期、到期日、负责人……系统自动做了个基础列表。第二天，我试着加了个‘审批进度’字段，选了‘多级状态’类型，设成‘业务提交→法务审核→财务复核→归档’四个阶段。保存完刷新页面，所有旧合同的状态都空着，新创建的可以直接选流程。

真正让我决定替换掉Excel的，是第三天发生的事。采购部临时要求统计‘今年超过50万的长期服务合同’，还要看哪些快到期了需要提前谈判。以前这种需求至少得两小时：筛选、去重、核对、再手动标颜色。这次我在系统里点了几下，设了个筛选条件，三分钟导出了一份带倒计时提醒的清单，还顺手分享给了采购的同事，他直接在手机上点了‘关注’，说快到期时会收到推送。

现在我们部门的合同模块已经被复制到了财务和采购。最搞笑的是行政部，他们本来只想管一下用章登记，结果发现能关联合同，就顺手把‘盖章申请’也搬进去了。现在每份合同在系统里跑流程时，到哪一步要用几次章，都清清楚楚。上次审计来查，翻了二十份合同的用印记录，五分钟就走完了，走之前还问我这系统能不能给他们也配一个。

其实我不是特别懂什么‘低代码’或者‘自定义工作流’，我就觉得，一个东西能不能用，关键看它会不会因为‘又改了个小需求’就崩溃。以前那个Excel，每次改动都像在给漏水的船补胶带。现在这个系统，加个字段就像往抽屉里多放个文件夹，谁都能操作，也不会影响别人用。

昨天我看见实习生小张在搭一个新的‘项目立项’模块。他一边拖拽字段一边说：‘反正规则都是人定的，系统干嘛非要让人迁就它？’我觉得这话挺对的。管理工具本该跟着业务走，而不是反过来。