行政部的小李以前是办公室有名的‘夜猫子’。每天最后一个走的总是她——不是因为她效率低，而是事情太碎，还总得等人填表、交单、回邮件。

比如每个月初要收各部门的办公用品申请，光等主管签字就得拖三四天；年中盘点固定资产，电话打了十几通，还有人说‘我那个笔记本还在用，就是放家里了’；就连发个节日福利，也得在群里@到嗓子哑，才有人回复‘要咸鸭蛋不要粽子’。

最离谱的一次，端午节前两天，采购已经下单了，行政才发现销售部新来的三个人根本没登记，差点闹出‘有人没份’的尴尬。老板倒没说什么，但小李自己气得当晚写了两千字流程优化建议，投到了公司邮箱。

没人理。

后来她悄悄变了打法。有天午休，技术部的小王看见她在鼓捣一个叫‘蓝点通用管理系统’的页面，拖拖拽拽就做出了一堆表单和提醒规则。他随口问了句：‘这玩意儿能自动催人？’

小李笑而不语。

一个月后，变化开始冒头。

首先是办公用品申请——现在所有人必须在系统里提交，直属主管24小时内不审批，系统自动标红并抄送部门经理；超过48小时，直接推送一条消息到企业微信：‘您有未处理的行政申请，请及时审批，以免影响部门物资发放。’

神奇的是，从前总‘忙忘了’的几位主管，居然开始主动催下属交申请了。

更绝的是固定资产盘点。小李把每台设备拍了照，编号录入系统，绑定责任人。到期前7天，系统自动给责任人发消息：‘请确认您名下的笔记本电脑（编号IT-208）是否仍在正常使用。如已归还或报废，请点击更新状态。’

如果7天内没反应，第8天，主管收到提醒；第10天，行政和HR同步收到预警。上一轮盘点，全公司资产状态更新率从68%飙到99.2%，IT部查库存的时候都愣了：‘你们行政什么时候这么准了？’

其实小李没多做什么，只是把‘催办’这件事，交给了系统里的‘机器人’。

她说最爽的一次，是中秋节福利选择。过去靠Excel接龙，总有漏记、重复、改来改去。这次她建了个‘节日福利登记’流程，每人只能选一次，选完不能改，系统实时生成统计图。她还设了个‘倒计时提醒’：截止前24小时，所有未填写的人，每天收三条提醒，分别来自行政、部门主管和系统本身。

结果，98%的人在截止前完成了选择。采购按数下单，零误差。

有人问她是不是换了什么管理软件，她只说：‘找个能让你少说话、多下班的工具就行了。’

其实她用的‘蓝点’，根本不是传统那种固定模块的行政系统。它主打一个‘谁都能搭’——不需要代码，像拼积木一样拖拽字段、设置流程、加提醒规则。小李甚至给自己做了个‘行政任务日历’，把每月固定事项全排进去，系统到点自动创建待办，推给她自己。

保洁排班、会议室使用登记、访客预约、图书借阅……这些曾经散落在Excel、微信群、纸质本子上的事，现在全被她搬进了同一个地方。关键是，每个流程她都可以随时调整——比如发现财务报销总卡在发票粘贴环节，她立刻在流程里加了一步‘上传电子发票截图’，并设置必填项，省了后续反复退单。

最近，隔壁公司的行政来取经，问她们怎么做到‘通知必达、执行到位’的。小李说了实话：‘我们不是管得严，是让系统替你记得住、催得动。人容易心软，系统可不会。’

现在她每天准时下班，包里不再塞着充电宝和三部手机来回救火。有人说她‘变懒了’，但她知道，真正的管理，不是让自己变成永不停歇的消防员，而是让规则跑在问题前面。