我们公司不大，28个人，却总在周三下午上演‘会议室争夺战’。销售要见客户，产品组要对需求，技术又临时拉会调接口——三个团队挤在同一层，两间会议室就成了兵家必争之地。

最开始是行政小张用Excel排表，发到群里。可每次有人临时改时间，她就得重新编辑、再发一遍。更麻烦的是，有些人根本不去看群消息，到了现场发现被占了，就开始互相打电话扯皮。

有次市场部总监带着外部嘉宾准时到场，结果发现会议室正被技术团队开着复盘会。对方一脸尴尬，小张被连带批评‘行政支持不到位’。其实她前一天已经在群里更新过 schedule，但技术那边说‘没注意’，也没人主动退订原定时段。

这事之后，小张有点上火。但她没去抱怨流程，反而自己琢磨起怎么让‘预约动作’变得更难被忽略。

她试过钉钉的日程共享，但发现大家习惯性把会议当私事处理；也试过企业微信的会议室功能，可审批流太重，临时加个会得走三级确认，干脆没人用了。后来她在朋友推荐下，打开了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘啥都能搭，还不用写代码’。

她抱着试试看的心态，建了个‘会议室调度台’。首页就是两张可视化卡片：一张是当天各时段的占用情况，用红黄绿三色标出状态；另一张是个人预约入口，点进去填个标题、选时间段、勾参会人，就能生成一条待确认预约。

关键是，她加了个小设计：一旦有人提交预约，系统自动往会议室管理员（也就是她自己）和申请人两个群里发提醒卡片，而且卡片里直接带‘同意/拒绝’按钮。点一下就行，不用跳转页面。

更聪明的是，她设了规则：如果同一时段已有会议，新申请不会直接失败，而是进入‘待协调’状态，同时触发一条提醒给原会议发起人——‘您预定的周三15:00-16:00会议室，收到一条冲突申请，是否愿意调整？’

这个小小的反向通知，让很多人开始主动考虑他人安排。有次技术老大看到提醒，顺手就把会往后挪了半小时，还回了一句‘让他们先开，我们不急’。这种默契，以前靠喊都喊不来。

用了两周后，小张悄悄关掉了Excel表，谁也没通知。但她发现，现在每天早上九点，都有人主动打开那个调度台看当天安排。甚至有同事在休假前，专门提前取消下周的预定，说‘别占着资源’。

最意外的是，这张原本只为解决抢房问题的卡片，慢慢变成了团队协作的‘轻入口’。有人开始在预约标题里写‘讨论Q3活动方案（需设计参与）’，其他人看到就顺手报名；还有人把临时头脑风暴也登记进去，哪怕只用15分钟，也让信息透明了。

后来财务部借去改了个版本，用来管发票归档进度；人事则拿它做了面试官时间池。没人教他们怎么用，都是自己看着模板复制了一份，改几项字段，再发布出去。

老板有次问：‘咱们最近跨部门沟通顺畅了不少，是不是该请个组织发展顾问？’

小张在旁边喝了口咖啡，没说话。她知道，改变不是从顶层设计下来的，而是一张能点击的卡片，让人迈出了最小却最关键的一步。