我们公司不大，三十来人，行政小刘一个人管着考勤、报销、采购、快递、会议室，偶尔还得帮技术扛显示器。她从来不抱怨，但总在下班后多留一两个小时——大家都以为她是效率低，直到财务在核对电费时随口说了句：‘你们行政这几个月晚上用电量比销售还高？’

这话传到HR耳朵里，也没当回事，只说小刘敬业。可没过多久，部门经理发现她提交的月度办公用品清单里，有三周的A4纸消耗量是平时的两倍。问她是不是打印出问题了，她支吾半天才说：‘我……重新打了好几遍。’

这才引出了一个藏在日常流程里的‘隐形加班’黑洞。

原来，我们用的考勤系统和报销系统是两家不同的服务商，数据不互通。小刘每个月做考勤统计时，得先把钉钉导出的打卡记录整理一遍，再手动对照请假审批单，标出迟到、早退、调休。可请假单又分散在企业微信和纸质签批之间，有时候领导签字晚了，她就得返工重算。

更麻烦的是，每逢月底报销高峰期，她要核对每个人提交的发票是否合规、金额是否超支、事由是否完整。一旦发现缺项，就得一个个打电话催补材料。等所有材料齐了，再按部门分类、填Excel、走财务流程。她说最怕遇到那种‘发票贴得像拼图，备注写得像诗’的同事，一张报销单能让她盯三天。

而这些，全靠她自己建的几个Excel表在撑着。一张叫‘异常打卡追踪’，一张叫‘待补材料清单’，还有一张‘跨月请假汇总’。每张表都要手动更新，稍不留神就漏掉一条。有一次，市场部小王的交通补贴拖了两周才发，就是因为小刘在整理时漏看了他补交的那张高铁票。

真正让这事浮出水面的，是IT部老陈的一次偶然操作。他帮小刘修电脑时，看到她桌面上开着五六张Excel，每张都密密麻麻标着颜色。红色是待处理，黄色是待确认，绿色是已完成。但同一个事项，可能出现在三张表里，状态还不一致。老陈随口说了句：‘你这哪是行政，简直是数据清洗工。’

后来他提议，试试蓝点通用管理系统。说是‘系统’，其实更像是一个谁都能上手搭流程的工具。小刘没学过编程，但用了两天，就把她的三张Excel搬了进去，还加了些以前不敢想的功能。

比如，她设了个‘自动关联’规则：只要报销单里提到‘出差’，系统就会自动调出那几天的打卡记录和审批通过的出差申请。如果打卡时间不在差旅期内，就自动标红提醒。她还做了个‘材料完整性检查’，发票没上传、金额没填写、事由太短，提交时直接弹窗拦住。

最让她松口气的是‘任务分派回溯’。以前她私聊催人补材料，对方忘了，她也忘了，最后卡在最后一环。现在系统会自动给未完成者发提醒，三次未响应就抄送主管。而且所有沟通记录都留在单子旁边，谁在哪天改了什么，一目了然。

用了不到一个月，她的加班时长降了一半。财务发现，报销周期从平均9.8天缩短到5.2天，而且错误率几乎归零。老板在会上表扬行政效率提升，小刘没多说，只笑了笑。

但变化不止在她这儿。市场部看她搞得好，也借去试了试，把活动物料申领流程搬了进去，加了库存预警；技术部则用它管起了设备借用，扫码登记，超期自动提醒。就连保洁阿姨的排班表，也被后勤主管做成了带调休计算的自动化表单。

其实这些需求都不复杂，也不需要开发团队介入。关键是，有一个地方能让普通人把自己的工作逻辑‘画’出来，而不是被迫去适应某个僵化的软件流程。

上周五下午，我路过行政台，看见小刘准时收拾包准备走人。有人问她不加班了？她笑着说：‘我的表单替我上班呢。’