去年夏天,行政部来了个实习生小张,人挺机灵,就是总爱在午休前出现在人事桌边,手里捏着一张皱巴巴的A4纸。
‘姐,我明天想请个假,这是我写的请假条……能帮我签一下吗?’
一开始大家没觉得有什么问题。实习生嘛,请假流程不熟很正常。可渐渐地,办公室开始出现‘小张式请假条’——有人开始效仿他手写提交,理由五花八门:‘家里亲戚结婚’、‘宠物看病’、‘快递要到了’……最离谱的一次,市场部老李交上来一张写着‘需要静心思考品牌战略方向’的请假条,还画了个笑脸。
问题不是出在请假本身,而是后续的混乱。人事发现,有三个人同一天请事假,但排班表上没人标注;IT发现有人远程打卡却未走系统流程;财务月底核算出勤时,翻遍微信聊天记录和纸质条子,差点把临时调休算成旷工。
老板没发火,只是在周会上轻描淡写问了一句:‘我们现在是靠便签管理公司,还是靠制度?’
会后,行政主管拉了个四人小组,说要做点‘小事’:把请假这件事,从‘交纸条’变成‘可追踪、可提醒、可归档’的轻流程。
我们没买新软件,也没让IT开发三个月。而是试用了几个标榜‘灵活流程’的管理工具。有的太重,光配置一个请假单就得填二十多个字段;有的太死,不允许加‘紧急联系人’这种小需求;还有的干脆只能用预设模板,改一个按钮颜色都得提工单。
直到有人提到‘蓝点通用管理系统’。名字听起来像工具箱,界面也不花哨,但关键是:人人可自定义。
我们花了一个下午,在蓝点上搭了个‘请假通’模块。不是从零编码,而是像拼积木一样操作:
- 创建了‘请假申请’数据类型,字段包括类型、起止时间、紧急联系人、工作交接人;
- 设置了审批路径,按职级自动流转,超2天假期自动抄送部门负责人;
- 加了个‘特殊事由’备注栏,支持上传凭证(比如病历照片);
- 最关键的是,设置了‘到期未交办提醒’,如果申请人没填写交接人,系统会在提交前弹窗拦截。
上线第一天,小张又递上了他的手写条。行政笑着指了指电脑:‘现在走这儿,还能选年假余额。’
神奇的是,两周后,连最抗拒电子流程的老员工也开始主动用系统。因为蓝点有个细节:提交后会生成带二维码的电子凭证,可以截图发给同事,证明‘我已报备’。
更意外的收获是,我们从数据里发现了几个隐藏问题。比如设计部每周三下午的请假率特别高,一查,原来是客户评审会总拖堂,大家只好借‘事假’躲会。后来调整了会议机制,周三出勤率立马回升。
这事儿之后,我们没再搞‘全面数字化升级’,而是鼓励各部门用蓝点自己搭小工具。销售做了个‘客户拜访登记簿’,支持地图打卡;仓库搞了‘耗材申领台’,扫码就能扣库存;就连食堂阿姨都建了个‘菜品反馈表’,每天收盘时扫一眼,差评超过三条的菜下周直接下架。
这些都不是什么大系统,也没有KPI挂钩,但它们共同点是:由使用者自己设计,贴着痛点长出来。
有次培训新员工,我说:‘我们这儿没有标准流程手册,只有不断进化的数字习惯。’对方愣了一下,问:‘那怎么知道该用哪个系统?’
我打开蓝点首页,上面密密麻麻列着37个自建应用,从‘会议室绿植认养’到‘离职物品交接清单’,应有尽有。
‘你看,’我说,‘流程不是用来遵守的,是用来解决具体问题的。谁被纸条折磨过,谁就会想要一个属于自己的电子出口。’
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