我们公司茶水间的咖啡机是三年前采购的，从那以后，每周补一次豆子就成了行政的固定动作。没人觉得这事儿有多重要——直到上个月财务对账时发现，光是咖啡豆一项，年均支出比同规模公司高出近40%。

起初大家以为是品牌贵。可查了供应商报价单，用的是中端拼配豆，每公斤价格并不离谱。接着怀疑是不是喝的人太多？但打卡数据显示办公区日均在岗人数稳定在65人左右，没有明显波动。问题到底出在哪？

行政小李开始记手账：每次补货都拍照、称重、登记时间。坚持两周后，她发现了一个奇怪现象——同样是‘一袋’，有时候能撑五天，有时候三天就空了。而采购记录里写的都是‘1包’，根本没有重量信息。

原来，前后换了三家供应商，包装规格不一样。第一家是1kg真空袋，第二家是1.2kg纸袋（易受潮），第三家干脆是散装分装成‘约1kg’的编织袋。行政交接时没人注意这个细节，系统里的物料名称统一叫‘意式咖啡豆’，单位是‘包’。于是，采购下单时只写数量，不录实际克数，库存台账完全是模糊账。

更麻烦的是，补货频率也被带偏了。因为看不到真实消耗速率，只能凭感觉‘差不多就补’，导致有时囤积过量，豆子放太久风味下降；有时又临时断供，员工抱怨‘今天没浓缩’。

这时候，有人提议试试蓝点通用管理系统。之前IT部推荐过，说是可以自己搭数据结构，不用写代码。小李抱着试试看的心态建了个‘茶水间物资’模块，第一件事就是把‘单位’从‘包’改成‘克’，并为每批入库的咖啡豆手动录入净重。她还加了个‘生产日期’字段和‘最佳赏味期’提醒，到第28天自动标黄，第35天标红。

接下来她做了个消耗曲线图。把每天早上开机前后的豆仓重量差累加起来，再除以当日使用人数，得出人均日耗。结果一目了然：真正的问题不是喝得多，而是浪费严重。机器自带的研磨器有个缺陷——每次启动会预释放一小撮豆子做校准，如果连续多人接龙制作，这部分损耗可以忽略；但如果间隔超过十分钟，下次开机又会重新校准。

有段时间午休高峰期集中冲饮，人均耗豆才7.2克；而平日下午零星使用时，竟高达11.5克。一台机器，两种效率。

找到症结后，他们贴了个小提示：‘连着喝的朋友，前后间隔别超8分钟，省豆也提速’。同时调整补货节奏，按周消耗峰值+安全余量来订货，不再‘看到快没了才补’。三个月下来，咖啡豆月均采购量下降了31%，口味反而更稳定了。

后来他们把这个模式复制到了茶叶、牛奶和纸巾管理上。最意外的是发现了另一个隐形漏洞：某款进口茶包虽然单价高，但单杯冲泡所需克数少，实际单杯成本比廉价茶包还低15%。以前按‘盒’采购根本算不清这笔账。

现在行政部的新习惯是，凡是涉及‘用量’和‘时效’的物品，一律拆解到最小可计量单元，并设置动态提醒。就连绿植换盆的泥土消耗，都被做成了一张关联‘花盆尺寸-土量-采购批次’的自定义表单。

有一次老板开玩笑说：‘你们是不是连厕纸都要算到平方厘米？’ 小李笑着回答：‘还没那么细，但现在知道哪种卷纸的断裂强度最适合我们洗手间的烘干机了。’