去年公司从老园区搬到新大楼，行政部几乎人人崩溃。不是因为搬东西多累，而是工位分配像一场永无止境的拉锯战。

最开始我们用Excel列了个表：姓名、部门、工号、电话、是否靠窗、是否需要升降桌……发出去让各部门填。结果三天后收回来，格式五花八门——有人把‘是’写成‘Y’，有人写‘要’，还有人干脆留空。更离谱的是，市场部两个同事填了同一个工位编号，还都标注‘必须靠窗’。

老板看了一眼表格说：‘这哪是排座位，这是在玩扫雷。’

后来行政小王提了个建议：不如我们别用Excel了，试试那个谁都在用的蓝点通用管理系统。她说之前实习时见过类似工具，能自己搭表单，还能设必填项和选项限制。

我们半信半疑地建了个‘工位预选登记’模块。第一件事就是把‘是否靠窗’改成下拉菜单：‘靠窗’、‘不靠窗’、‘无偏好’；‘桌型需求’也固定为‘标准桌’、‘升降桌’、‘双屏位’三种。最关键是加了个‘工位冲突检测’规则——同一编号不能被两人选择。

系统上线第一天，IT老李就撞上了这个规则。他想把工位选在茶水间旁边，结果提交时弹出提示：‘该工位已被市场部张莉预选。’他这才发现，原来人家提前一天就把申请交了，而他一直以为还在走流程审批。

更有意思的是，系统自动汇总了所有‘升降桌’需求，发现有17人勾选，但公司只采购了8张。这个数据一出，HR马上意识到问题：之前根本没人统计过这类隐形需求。最后决定分批采购，优先给长期伏案的设计师和财务人员配备。

真正让我们觉得这工具‘有点东西’的，是搬迁前一周突然冒出来的一个需求：两位哺乳期女同事希望工位靠近母婴室，且最好在同一区域。这个要求Excel根本没法标记，但我们立刻在系统里加了个‘特殊需求备注’字段，类型设为文本，并开放给特定角色填写。系统自动把这些记录标红，推送给行政主管和物业协调员。

搬家那天，工位贴纸准确率接近100%。连保洁阿姨都说：‘这次地上没那么多撕掉重贴的标签了。’

其实最开始我们也没指望一个系统能解决这么多事。但它真正厉害的地方，不是功能多强，而是你可以随时改规则。比如后来发现有人乱填‘紧急联系人’，我们就把它改成关联通讯录的自动带入；再比如发现研发部总多人挤在一个区域，就在地图视图上加了‘每工位间距不低于1.5米’的可视化提示。

现在这表单已经变成‘年度工位微调’的常规工具了。每年3月开放一周，员工自助调整，系统自动检测冲突、生成变更清单，连邮件通知都是预设好的。

上周小王开玩笑说：‘咱们是不是该给这张表单起个名字？叫《工位宪法》怎么样？’

反正我知道，下次搬家我再也不想碰Excel了。