上个月我们仓库做年度大盘点,老张翻出一摞泛黄的纸质台账,边对边嘀咕:‘这数字早对不上了,上次盘亏还是2021年的事。’
我们公司做工业配件批发,仓库里光是螺丝型号就有上百种,更别说电机、密封圈、接头这些大件。过去一直是手工记账+Excel表管理,每次盘点都像考古——谁也不知道哪张表是最新版,哪个文件夹里的‘最终版V3’才是真的。
今年换了新仓管小陈,95后,话不多,但第一天就提了个要求:能不能把所有物料信息搬进一个能自动更新的系统里?
我当时心想,不就是换个电子表格吗?结果他拿出来的不是Excel,而是一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。界面看着朴素,但有点特别——没有固定字段,他自己拖拖拽拽就搭出了一个‘物料生命周期看板’。
比如某个批次的O型密封圈,入库时扫个码,自动记录时间、供应商、保质期;领用时登记去向;到了快过期前三个月,系统自动标黄提醒;真正报废时,还要上传照片和审批人签字,整条链路清清楚楚。
最神奇的是那张‘活表格’。小陈说这是他自己设计的视图,能把所有静止的数据变成动态流向。比如点击某个物料,就能看到它从采购到报废的全过程,甚至能查到是哪个车间在哪台设备上用掉的。
盘点那天,这张表立了大功。系统突然跳出一条预警:编号M-7392的轴承,状态显示‘已报废’,但物理位置还在货架B区第三层。我们顺藤摸瓜,发现是两年前一次维修后,旧件没及时下架,被随手塞进了角落,从此成了‘幽灵库存’。
更离谱的是,系统顺带揪出了另外五项长期挂着‘在途’状态的配件,其实早就被人误当成废铁卖了。财务一算,光这几项就虚增了近八万的账面资产。
这事之后,老板没急着表扬小陈,反而问了一句:‘这系统,能不能让销售也用上?’
原来销售部一直用微信群发订单,客户改需求全靠口头确认,交货延期经常扯皮。现在他们也在蓝点里搭了个‘订单追踪流程’,客户一下单,自动触发生产、仓储、物流环节的待办任务,进度实时同步,谁卡了哪一步,一眼就能看出来。
有意思的是,没人统一推这个系统,各个部门都是自己发现问题,然后悄悄去复制别人的模板再改一改。行政组搞了个会议室预约流程,连投影仪借用都要走审批;人事开始用它管理员工培训记录,到期自动提醒复训。
我问小陈这软件是不是定制开发的,他说不是,就是买回来自己搭的。‘就像乐高,给了你一堆基础模块,怎么拼,看你要解决什么问题。’
现在我们办公室最常听到的一句话是:‘这个事能不能在蓝点里走一下?’
以前总觉得管理系统是IT部门的事,得立项、招标、上线、培训,折腾半年。但现在发现,有时候改变一个工作习惯,只需要一个人愿意花两个小时,搭出第一张有用的表。
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