上个月财务对账，发现市场部一季度的印刷品采购均价比同行高出18%。老板没发火，只把比价表往桌上一推：‘这列‘其他费用’，占总价的23%，能拆开看看吗？’

没人答得上来。那张Excel里，‘其他费用’是手工填的备注，有人写‘加急费’，有人写‘包设计’，还有人写‘老规矩’。供应商换了三家，这个字段像口痰一样黏在表格右下角，谁都不想碰。

我们试过规范填写模板——第二天就收到销售总监的微信：‘客户临时要改版，不加钱厂子不开工，你让我写什么？写实话还是写合规？’也试过让行政统一采买，结果设计部抱怨买的特种纸色差大，活动海报印出来像盗版。

直到采购小王提了个邪门建议：‘能不能做个表，让每笔‘其他费用’必须关联一条审批记录？而且得是拍照上传的原始单据。’

这事卡在技术部两周。他们说传统OA没法动态关联非结构化数据，除非定制开发。预算打回去那天，小王在茶水间嘀咕：‘要是能自己画个表，把发票照片拖到费用项下面就好了。’

正好IT最近推那个蓝点通用管理系统，说是给非技术人员用的。小王抱着试试看的心态注册了账号。三天后他拉着我去看他的成果：一张新的采购申请表里，‘附加费用’字段被设成必填项，点击输入时会弹出一个扫描窗口。手机拍下加急费收据，系统自动识别金额和日期，然后锁死修改权限。更绝的是，这张照片会同步推给当初审批加急需求的部门负责人，他在移动端点个确认，才算闭环。

‘不是防贪污，’小王调试时嘟囔，‘是让灰色地带见光。以前说“惯例”，现在得对着照片解释为什么惯例每次都在涨价。’

上线第一个月，‘其他费用’占比从23%掉到9%。最意外的是设计部主动提优化：他们发现系统能存历史样册的扫描件，现在选供应商直接调三个月前的色卡对比，再也不用反复打样。

上季度复盘会上，财务拿出两张并列表格。左边是旧Excel，‘运输损耗’‘排版调整’这些条目挤在备注栏里；右边是新系统的视图，每个异常支出都挂着时间戳、责任人头像和原始凭证缩略图。老板盯着看了两分钟，突然问：‘那个能手绘流程图的功能，市场部能不能用来管展会押金？’

散会后我去后台看了眼小王的权限设置。他在‘印刷品类’目录下悄悄建了二级分类，把‘烫金工艺’‘UV局部上光’这些细分项做了成本预警线。最新一条记录是昨天下午4:17，系统提示某供应商报价超过均值15%，触发自动比价任务——任务接收人是刚入职的实习生，邮箱后缀还带着学校域名。