行政小李最近被一件事搞得焦头烂额。

上个月公司来了个外包设计师，只做三天项目。技术部说要给配邮箱、进企业微信、开OA权限——结果人还没到岗，流程卡在了IT那边：‘临时人员没有标准入职模板，没法走流程。’

小李只好打电话一个个协调：先找HR建档案，再让IT手动开户，又跟财务确认要不要发工资条。等账号弄好，设计师已经来了一天半，连不上内网，连打印机都用不了。

更糟的是，这人刚走，IT又发邮件提醒：‘系统里还有三个未注销账号，请尽快处理。’

这不是第一次了。上季度有个实习生做了两个月，走的时候谁都没通知IT，一个月后安全审计才发现那个账号还在，甚至被人用来下载了项目资料。现在每次有人进出，小李就得列Excel表，发邮件、拉群、挨个@部门负责人确认，生怕漏掉一个关闭权限的环节。

她试过在OA里加个‘临时人员管理’流程，但审批节点设成什么？是否需要法务审核？邮箱要不要自动归档？没人说得清。最后流程建了一半，因为销售总监临时带了个合作方的人来公司办公，又得重新改，干脆搁置了。

直到有天，她看到产品部同事在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，随手点进去看了一眼，愣住了。

里面有个模块，名字就叫‘访客与临时人员权限管理’。不是那种预设死板流程的系统，而是允许你自定义字段：比如‘人员类型’下拉框可以新增‘外包设计’‘短期顾问’‘客户驻场’；‘有效期’字段能设置自动提醒，到期前48小时给对接人和IT发消息；甚至还能绑定企业微信，账号到期后自动禁用聊天权限。

最让她惊喜的是，这个模块是产品部自己搭的。他们之前也常接待外部开发团队，一开始也是靠Excel和口头交接，后来出了次权限泄露事故，组长干脆花了一个下午，在蓝点上拖拖拽拽建了个管理页面。字段、流程、提醒规则，全按他们自己的协作习惯来，连审批人都是根据‘对接部门’自动匹配的。

小李试着复制了一个类似的模板，改成了行政版。她加了‘是否需门禁卡’‘设备借用编号’‘离场确认签字’这些字段，还设置了两个自动节点：一是入职当天上午9点，系统自动向IT发送开通请求；二是人员状态变更为‘已离场’时，触发权限回收任务，并抄送安全组。

第一周试运行，就拦住了一次疏漏。一个临时校对员的合同结束，对接编辑忘了提交离职申请，但系统根据合同截止日自动标记了‘待清理’，小李在看仪表盘时一眼发现，及时补上了流程。

现在，她把这套逻辑分享给了HR和IT，三方一起微调了几处规则。比如法务要求所有外包人员必须上传保密协议扫描件，就在材料清单里加了个必填附件字段；IT则建议增加‘权限明细勾选项’，避免临时工误开数据库权限。

上周，又有个短期摄影师来拍宣传片。小李在系统里新建一条记录，填完基础信息，点击‘启动流程’，不到十分钟，邮箱、Wi-Fi链接、临时门禁码全都自动下发到了对方手机，对接人也收到了协同提醒。

摄影师走的时候，对接市场部的小王顺手在系统里点了‘已完成服务’，第二天一早，所有权限自动冻结，IT还收到了一份回收报告。

小李终于不用每天打开那个叫‘临时工追踪’的Excel表了。她把文件重命名为‘历史备份_别删’，扔进了归档文件夹。

有时候她想，其实不是大家不重视流程，而是很多系统太“标准”了。非得等组织架构调整、等IT排期开发、等领导审批新模块上线。可现实里的工作哪有那么多标准场景？更多时候，就是一个行政、一个对接人、一个马上要进门的临时工，和一堆说不清该谁负责的权限问题。

而真正有用的管理工具，或许不该是自上而下推的‘规范’，而是让人能自己动手，把那些天天碰见的小混乱，一点点理成可重复的路径。