老刘是公司采购部的老资格，管着三百多家供应商的对账和交货跟进。他有个习惯——每天凌晨三点准时醒来，打开电脑看一眼系统里的待办和预警信息。同事们开玩笑说他是‘人形定时闹钟’，但他自己清楚：这不是习惯，是被逼出来的。

去年年中，公司接了个大单，要求所有原材料必须提前15天到仓，且每批次都要附带质检报告。这本不难，但问题出在流程上：质检报告由供应商上传，行政初审，再转给品控签字。可很多供应商根本不知道要传什么、传到哪，文件格式五花八门，有的发微信，有的塞在快递箱里，甚至还有打印出来让司机带过来的。

有一次，一批价值四十万的铜材到了仓库，拆箱后才发现缺了关键的RoHS认证。货不能用，订单眼看要违约。老刘急得满头汗，翻记录才发现，系统里根本没有这条‘待补资料’的提醒。不是没人管，而是没人能‘自动管’。

我们公司用的是蓝点通用管理系统，名字听着普通，但它有个特别的地方：每个人都能按自己的工作逻辑搭一套管理规则。IT不用介入，也不用写代码。老刘不会编程，但他会列Excel表。他在系统里给自己建了个‘采购异常追踪表’，字段包括‘合同编号’‘预计到货日’‘实际到货日’‘文件状态’‘责任人’，还加了个‘延迟天数’的自动计算公式。

最关键是，他设了一条‘动态提醒规则’：如果‘预计到货日’前三天，‘文件状态’还是‘未提交’，系统就自动给供应商发邮件，同时在自己手机上弹通知。如果到货当天文件还没补全，就会升级提醒，抄送对方销售经理和我司采购主管。

这套规则上线第一周，就触发了七次提醒。有家长期合作的塑料粒供应商直接打电话来问：‘你们系统是不是出bug了？怎么突然天天催我们传PDF？’老刘乐了，回了一句：‘不是系统有问题，是你们以前一直有问题，只是现在被看见了。’

后来，这规则被复制到了其他部门。行政部拿来管会议室预约冲突，发现有人连续三周把‘临时会议’设成‘长期占用’；财务部用来盯发票匹配，抓出了几个故意拆分报销的案例；就连人事也用它监控试用期员工的培训完成进度。

其实这些事原本都有制度，但制度写在Word里，执行靠人盯。而蓝点的好处是，能把‘应该做的事’变成‘系统自动提醒的事’。它不像传统ERP那样预设好所有流程，反而像一张白纸，你画什么，它就跑什么。

前几天，老刘终于改了作息。他把提醒时间调成了早上八点，还加了个新规则：如果连续三个月无异常，系统会自动给供应商打个‘信用分’，高分的下次只需抽检。他说，这才是管理该有的样子——不是半夜爬起来救火，而是让系统替你盯着那些容易被忽略的缝隙。