我们公司不大，四十来人，但行政事务一点都不少。尤其是打印耗材管理，看起来是个小事，可真要管起来，才发现这根本不是‘领个硒鼓签个字’那么简单。

去年年底盘点时，财务突然问了一句：‘你们今年买了多少盒硒鼓？’

我一查采购记录，吓了一跳——27盒。按理说，每台打印机平均能打五千页，我们全年打印量撑死也就八万页，理论上六七盒就够了。那剩下的二十盒去哪了？

没人说得清。

最离谱的是，有同事上周才领了一盒新的，结果第二天又来申请，说‘刚换上去没反应’。技术部拆开一看，上一盒还剩一半，新旧混着放，谁也记不清哪台机器装了哪个批次。

这事儿后来被戏称为‘行政黑洞’，连老板都开玩笑说：‘是不是打印机成精了，自己偷偷吃硒鼓？’

问题其实出在流程断层上。以前我们用Excel登记领用，谁需要就来找我签字，我再手动更新表格。听起来没问题，但实际操作中漏洞百出：有人忘了登记，有人填错型号，还有一次，销售部误领了彩色硒鼓，结果打出来的合同颜色发紫，客户以为我们系统出问题了。

更麻烦的是，没人知道哪台打印机快该换了。技术部靠经验判断，但总有滞后。有次市场部急着印展会资料，打印机中途罢工，现场拆开发现硒鼓早已见底，而我们的表格上还显示‘充足’。

我们试过贴标签、建微信群提醒，甚至让各部门自报用量，但效果都不持久。直到有个实习生提了一句：‘能不能像手机话费那样，快没了自动提醒？’

这句话点醒了我。

我们开始找能真正落地的管理工具。市面上不少OA或资产管理系统，要么功能太重，要么只能管固定资产，耗材这种‘低值易耗品’根本不在它们眼里。有的系统虽然能录入，但字段固定，没法区分黑白/彩色、适用机型、剩余寿命估算，更别说设置预警了。

后来偶然接触到蓝点通用管理系统，第一眼觉得它长得挺朴素，不像那些大厂软件那么‘高级’，但试用几天后发现，它的核心优势是‘你能让它长成你想要的样子’。

我们只花了一个下午，就在上面搭出了自己的耗材管理模块。不是买现成的功能，而是真的从零开始：新建了‘打印机设备’‘耗材库存’‘领用记录’三个数据表，再用关联字段把它们串起来。

比如，每盒硒鼓入库时，我们会填型号、适用机型、理论页数、采购日期，还能上传照片。领用时选择对应打印机，系统自动关联设备责任人。最关键是，我们加了个‘预估消耗进度’字段，每次领用后，根据部门月均打印量自动计算剩余可用天数，低于15天就标黄，低于7天推消息到行政和技术负责人手机上。

技术部还建议加了个‘异常换粉’标记。如果某台机器三个月内更换超过两次，系统会自动汇总并邮件提醒，防止有人拿好硒鼓私用或装错。

上线一个月后，奇迹发生了：耗材申领量下降了60%。不是大家不打了，而是重复领、错领的情况几乎消失。有一次，市场部小李申请黑色硒鼓，提交后系统立刻弹窗提示：‘您负责的M350打印机当前硒鼓剩余预估82%，是否确认更换？’他一查，才发现上次换完忘了关盖子，打印机一直报错，其实是能用的。

现在，我们每个月初都会跑一份报表，看各机型耗材使用效率。意外发现设计部的彩色打印机特别费粉，一查才知道他们习惯用A4打名片，边距留太大。改了模板后，单页耗粉直接降了四成。

最让我欣慰的是，技术部老张主动要求把墨盒、碳粉、甚至备用打印头都纳入这个系统。他说：‘以前总觉得这些小东西不值得专门管，但现在发现，只要工具顺手，管理成本其实很低。’

前几天老板路过行政台，看见我在手机上处理一条‘会议室打印机硒鼓余量不足’的推送，随口问：‘这系统是你自己做的？’

我说：‘差不多，我只是告诉它我想怎么管，它就帮我实现了。’

他笑了笑：‘看来以后不用给打印机买零食祭拜了。’