设计部每周一的晨会，总有一分钟是留给“找文件”的。不是谁忘了交稿，而是——根本找不到上一版。

上周五改了三遍的banner，到底是叫‘首页-banner-最终版.psd’，还是‘首页-banner-最终版-别再改了.psd’，又或者是‘首页-banner-老板看完再定-备用.psd’？没人说得清。更可怕的是，行政同事在整理共享盘时发现，光是‘最终版’这三个字，在过去三个月里出现了237次。

我们组的设计师阿哲说，他现在打开文件夹前都要先深呼吸。‘不是怕没做完，是怕找不着。’

其实问题不在于大家不认真。恰恰相反，每个人都很负责，改完都想着留个底，方便回溯。可这种‘好心’堆成了数字垃圾山。有人提议用日期命名，结果出现了‘20240512_v2_final_李姐确认后.psd’这种长达四十多个字符的文件名；有人想用版本号，但没人同步更新，很快1.3版后面跳出了1.21版。

直到项目总监忍无可忍，在群里甩出一张截图：一个名为‘新项目启动会物料’的文件夹里，塞了89个文件，其中17个是空白文档，34个写着‘待确认’，还有6个直接叫‘不要删，还没用’。

‘我们不是在做设计，是在玩寻宝游戏。’她说。

后来是实习生小雨提了个想法：能不能让系统帮我们管命名规则？她之前实习的公司用了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是连设计部都能自己搭一套文件管理流程，不用等IT。

我们半信半疑地试了三天。

第一天，小雨拉着几个主力设计师，把常用的文件类型列出来：主视觉、延展物料、修改稿、终稿、废案。然后给每类设了强制字段：项目编号、责任人、状态、版本号。比如一个文件上传时，必须选‘状态’是‘待审’还是‘已确认’，否则无法提交。

第二天，我们设了自动命名规则。上传时系统会根据你填的信息，自动生成标准文件名，比如‘P0924-主视觉-阿哲-待审-v1.3’。你还可以设置禁止某些关键词，比如‘最终版’‘救命版’‘千万别动’这类词一出现就弹警告。

最意外的是第三天。我们发现不仅能管命名，还能联动提醒。比如某个文件状态是‘待审’超过48小时，系统会自动@项目负责人；如果同一个项目下有三个以上‘终稿’，就会触发红色预警，提示可能存在版本冲突。

现在，共享盘干净得让人有点不习惯。每个项目文件夹点进去，结构清晰得像说明书。上周客户临时要两年前的提案源文件，我五分钟就定位到了，连压缩包都没解压错。

前几天阿哲开玩笑说，现在最大的烦恼是——灵感来了想随手建个‘草图-随便画画’的文件，结果系统弹窗：‘请先选择项目归属和文件类型。’

我们笑完，居然没人反对。至少，再也不会有人拿着‘最终版’来开会，结果发现是三天前被否掉的那一稿了。