我们公司不大，三十出头的人，开放式办公。老板一直推崇‘弹性工作制’，打卡不强制，只看产出。听起来很美，但时间一长，问题就从角落里冒出来了——尤其是茶水间。

最开始是行政小陈提的：‘最近牛奶消耗太快了，上个月买了四箱，这月都快见底了，才过二十天。’

大家没太在意，以为是有人带家属来上班。直到财务在核对团建预算时发现，茶水间的零食采购金额比去年同期高出68%。这才意识到：可能有‘幽灵工位’。

什么叫幽灵工位？就是人不在，但工位常亮，咖啡照喝，零食照拿，看起来像在加班，实则可能是外包、实习生，甚至离职员工的权限没关。更麻烦的是，这些人还时不时出现在会议室预订列表里，搞得项目排期一团乱。

IT老张查了门禁记录，发现晚上九点后刷卡进来的，大多是固定那几个人。但问题是，他们真在干活吗？还是只是来蹭空调和免费咖啡？

我们试过贴纸条：‘请勿长时间占用工位’，没人理。后来改成每周五清空未登记的私人物品，结果第二天就被投诉到HR，说侵犯个人财产。

真正起作用的，是一个不起眼的操作：把茶水间咖啡机的扫码系统，和内部管理系统做了联动。

准确地说，是我们用蓝点通用管理系统搭了个小模块。它本身不是考勤软件，也不监控人脸，但我们自定义了三个字段：

• 扫码取饮登记：每次刷企业微信取咖啡，自动记一条记录，包含时间、用户、饮品类型（美式/拿铁）。

• 工位活跃度标签：如果一个人连续三天没扫码，系统自动打上‘低活跃’标签，并邮件提醒直属主管确认状态。

• 会议室准入规则：只有近48小时内有过扫码记录的人，才能预订会议室。防止‘人在外地，会议占坑’的情况。

  

上线第一周，就有五个长期‘隐身’的账号被标记。一查，两个是已离职三个月的外包，一个实习期结束没退权限，另外两个是其他部门借调过来、早就调走了却没人关权限。

最戏剧性的是，有个名字叫‘李维’的，每周三晚上固定来喝两杯美式，还在会议室订了两小时。结果主管去查排班表，根本没人叫李维。最后发现，是他前同事用他的账号代订，自己懒得走流程。

这事儿之后，我们干脆把蓝点系统里的这个模块开放给所有人看。不是查谁偷喝咖啡，而是让大家自己查‘我的活跃度’。有人发现自己两周没动过工位，主动申请转远程；也有主管发现团队成员几乎从不出现，开始调整协作方式。

其实我们没想搞监控。初衷只是想弄明白：到底是谁在喝我们的咖啡？但顺着这条线挖下去，才发现管理中最容易被忽略的，往往是那些‘默认存在’的权限和资源。

现在，行政每月初会导出一份‘饮品活跃度+工位使用’的交叉报表。如果某个部门人均饮用量远低于平均，但会议室占用率高，就会触发一次轻量复盘：是不是流程太集中？是不是信息不同步？

有一次销售部连续三周饮品消耗突增，行政正准备补货，系统预警提示‘新增临时人员未登记’。一查，是新来的渠道代理，用了共享账号，没人备案。及时补了协议，避免了后续责任纠纷。

最意外的收获是，大家开始主动登记访客。因为访客也能领一张临时饮品码，但必须由员工绑定。这样一来，谁带来的谁负责，茶水间再也没出现过陌生人狂喝三杯拿铁转身就走的情况。

有人说这太较真了，一杯咖啡而已。但管理的事，往往就是从一杯咖啡开始失控的。你不在乎牛奶多少钱，但你在乎有没有人假装在努力。而有时候，最温柔的提醒，不是一封全员邮件，而是系统默默告诉你：‘你已经三天没来喝咖啡了。’